Кадрове діловодство

    Особові картки типової форми № П-2 ведуться на всіх працівників підприємства, у т. ч. сумісників. Особова картка заповнюється працівниками кадрової служби на підставі особистих документів працівника. Форма картки затверджена Наказом № 495/656. Бланки особових карток можна замовити і придбати в типографії або надрукувати самостійно. Зберігаються особові картки окремо від особових справ, в окремій папці, бажано, в алфавітному порядку.

    Особова справа працівника — це сукупність документів, що містять відомості про працівника, зокрема його біографічні дані, інформацію про трудову діяльність до прийняття на роботу та про роботу на цьому підприємстві.

    Типові форми інших видів наказів не встановлені. Не забороняється видавати накази на бланку підприємства за обов’язкової наявності всіх реквізитів, що містяться в типовій формі. Бланк наказу має бути оформлений згідно з вимогами ДСТУ 4163-2003.

    Особова справа формується відділом кадрів з дня офіційного прийняття особи на роботу і в період роботи доповнюється додатковими відомостями.

    Чи можна ставити факсиміле на документах, зокрема на кадровій документації (наказах, трудових книжках)?

    На підприємстві хочуть створити відділ діловодства, якому передати підготовку всіх документів, зокрема наказів з кадрових питань, їх реєстрацію тощо. Чи правомірно це, якщо на підприємстві є кадрова служба?

    Чи належать до кадрових накази про призначення матеріально-відповідальних осіб на підприємстві?

    Діяльність будь-якого підприємства з моменту його створення супроводжується значною кількістю кадрових документів, які потребують і певного обліку. Для цього стануть у нагоді різноманітні книги та журнали реєстрації й контролю за роботою з кадровими документами. Деякі з них мають уніфіковану форму, але більшість ведеться у довільній формі. Усі такі книги та журнали реєстрації використовуються для обліку документів, значно прискорюють пошук того чи іншого документа, а також можуть бути корисними у спірних ситуаціях між роботодавцем і працівником (як додатковий доказ видання (чи своєчасності видання) певного документа).