Етап 1:
встановлення та документування факту відсутності працівника, з’ясування її причин
Поетапна та своєчасна фіксація й документування факту відсутності працівника дозволять роботодавцю в подальшому прийняти правильне рішення в межах правового поля та убезпечать його від необхідності скасовувати це рішення в судовому порядку в разі його оскарження, поновлення працівника на роботі, оплати вимушеного прогулу, а також від штрафних санкцій з боку контролюючих органів.
Поетапний порядок дій роботодавця
в разі відсутності працівника на робочому місці
|
№ з/п |
Порядок дій |
Відповідальна особа |
|
1 |
Установити факт відсутності працівника на роботі |
|
|
Щоденний контроль за дотриманням початку роботи згідно з установленим на підприємстві режимом роботи (журнал приходу на роботу й виходу з роботи, дані автоматизованої пропускної системи тощо) |
Безпосередній керівник працівника, особа, відповідальна за ведення табеля обліку робочого часу |
|
|
2 |
Оперативно з’ясувати ймовірні причини відсутності (запізнення, хвороба, перебої в роботі транспорту, погодні умови тощо) |
|
|
Спроба з’язатися телефоном, через месенджери, надіслати повідомлення. Перевірити наявність листка тимчасової непрацездатності. Перевірити ймовірність мобілізації працівника або перебування його в ТЦК та СП |
Безпосередній керівник працівника, кадрова служба |
|
|
3 |
У разі відсутності зв’язку (відповіді) скласти акт про відсутність на роботі |
|
|
Скласти акт про відсутність працівника на роботі (рекомендовано за участю мінімум трьох осіб: безпосереднього керівника працівника, особи, відповідальної за ведення табеля обліку робочого часу, або кадровика, працівника структурного підрозділу, представника профспілки (за наявності)). В акті зазначити, за яких обставин і хто саме виявив відсутність працівника, які заходи з метою оперативного з’ясування можливих причин відсутності й ким були вжиті, зазначити про наявність чи відсутність відповіді працівника |
Безпосередній керівник працівника, кадрова служба |
|
|
4 |
Підготувати доповідну записку на ім’я керівника підприємства |
|
|
Доповідна записка має містити коротко й по суті обставини справи та опис заходів, які були вжиті для з’ясування причин відсутності. Невід’ємною частиною доповідної записки є складений і підписаний акт про відсутність працівника на робочому місці |
Безпосередній керівник працівника |
|
|
5 |
Підготувати та надіслати офіційне повідомлення працівнику |
|
|
Офіційне повідомлення працівнику про необхідність з’явитися на роботу та/або надати пояснення щодо причин своєї відсутності має бути зареєстроване, підписане уповноваженою особою (керівником підприємства або фахівцем кадрової служби) та надіслане всіма можливими й доступними способами адресату. Належним способом вважатиметься направлення повідомлення за контактними даними, зазначеними працівником під час прийняття на роботу та в разі зміни контактних даних, відомості про які мають зберігатися в особовій справі працівника (електронна пошта, адреса місця реєстрації, проживання чи перебування, адреса для листування, повідомлення за номером телефону, месенджерами тощо). Надіслати повідомлення засобами поштового зв’язку (рекомендований лист з повідомленням про вручення) |
Кадрова служба |
|
|
6 |
Зафіксувати факт надсилання повідомлення |
|
|
Скріни повідомлень електронної пошти, зображення екрана телефону, ПК, з яких надсилалися повідомлення, копія журналу реєстрації вихідної кореспонденції, документи, що підтверджують надсилання повідомлення засобами поштового зв’язку |
Кадрова служба |
|
|
7 |
Відвідати працівника за місцем його реєстрації (проживання, перебування) |
|
|
Відвідати працівника за місцем його реєстрації (проживання, перебування) (рекомендовано, щоб у складі було мінімум три особи: безпосередній керівник працівника, особа, відповідальна за ведення табеля обліку робочого часу, працівник структурного підрозділу, представник профспілки (за наявності)). У разі відсутності працівника за можливості поспілкуватись із сусідами, членами сім’ї. Факт відвідування та його результати зафіксувати документально відповідним актом |
Безпосередній керівник працівника, особа, відповідальна за ведення табеля обліку робочого часу, кадрова служба |
|
|
8 |
Продовжувати з’ясовувати причини відсутності працівника на роботі |
|
|
Щоденно намагатись з’язатися телефоном, через месенджери, надсилати повідомлення. Періодично відвідувати місце реєстрації (проживання, перебування) працівника. Перевіряти наявність листка тимчасової непрацездатності, тримати зв’язок з ТЦК та СП. Усі кроки фіксувати документально |
Безпосередній керівник працівника, особа, відповідальна за ведення табеля обліку робочого часу, кадрова служба |
|
|
9 |
Систематично фіксувати факт відсутності працівника |
|
|
Щоденно заповнювати табель обліку робочого часу, проставляти відповідні відмітки («НЗ» — неявки з нез’ясованих причин). Щоденно складати акти про відсутність на робочому місці та відсутність зв’язку з працівником |
Безпосередній керівник працівника, особа, відповідальна за ведення табеля обліку робочого часу, кадрова служба |
|
Акт про відсутність працівника на роботі
Доповідна записка про відсутність працівника на роботі
Лист профспілці про відсутність працівника на роботі
Повідомлення про надання письмового пояснення причини відсутності на роботі
Законом України від 01.05.2025 р. № 4412-IX, який набув чинності 14.06.2025 р., ст. 7 Закону № 2136 було доповнено частиною третьою, згідно з якою кожна із сторін трудового договору зобов’язана постійно (у тому числі під час призупинення дії трудового договору) забезпечувати можливість комунікації з нею та невідкладно (у строк не більше 10 календарних днів) інформувати іншу сторону трудового договору про зміну своїх контактних даних, зокрема адреси місцезнаходження (місця проживання), адреси електронної пошти (за наявності), номерів телефону тощо. Виконання цього обов’язку забезпечується:
- роботодавцем — шляхом внесення відповідних змін до відомостей про нього, що містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань (далі — ЄДР);
- роботодавцем — фізичною особою, яка не є підприємцем, — шляхом надсилання інформації на адресу місцезнаходження (місця проживання), адресу електронної пошти та/або за номером телефону працівника;
- працівником — шляхом надсилання інформації на адресу місцезнаходження роботодавця або адресу електронної пошти роботодавця, зазначені в ЄДР. У разі відсутності в працівника можливості надіслати інформацію засобами поштового зв’язку та/або технічними засобами електронних комунікацій роботодавець може бути повідомлений з використанням засобів телефонного зв’язку шляхом надсилання текстового повідомлення на офіційний номер телефону роботодавця.
Тож рекомендуємо роботодавцям перевірити актуальність своїх контактних даних, що містяться в ЄДР, та за необхідності внести до них зміни, а також довести до відома працівників оновлені вимоги щодо особливостей обміну документами та обов’язку працівників забезпечувати можливість комунікації з ними та невідкладно інформувати роботодавця про зміну своїх контактних даних.
Якщо одна із сторін трудового договору не виконує вимоги, передбаченої частиною третьою ст. 7 Закону № 2136, здійснення іншою стороною трудового договору комунікації за останніми відомими їй адресою місцезнаходження (місця проживання), адресою електронної пошти або номером телефону вважається належним виконанням такою стороною вимоги щодо повідомлення іншої сторони трудового договору.
У разі відсутності поштового зв’язку та/або технічних засобів електронних комунікацій за останніми відомими контактними даними визначена законодавством вимога щодо повідомлення такої сторони про виникнення та/або припинення трудових прав та обов’язків та/або про припинення / розірвання трудового договору не застосовується.
Етап 2:
прийняття рішення щодо подальших трудових відносин з працівником
На цьому етапі роботодавець стикається з необхідністю вирішити кілька проблем: по-перше, забезпечити виконання роботи відсутнього працівника, по-друге, вирішити, що робити з працівником, який не виходить на зв’язок: чи можна звільнити його за прогул, чи тримати у штаті й табелювати його відсутність як неявки з нез’ясованих причин, чи звільнити через відсутність на роботі понад чотири місяці поспіль з невідомих причин.
Держпраці, наприклад, рекомендує утримуватися від звільнення до закінчення бойових дій, радить фіксувати відсутність у табелях як «інші причини відсутності», документувати спроби вийти на зв’язок з працівником та приймати працівників для заміни відсутнього за строковим договором. Офіційна позиція регулятора — практичний орієнтир для кадровиків, тому що в судах роз’яснення Держпраці часто враховують як допоміжні джерела.
Щодо заміни відсутнього працівника, то слід або розподілити обов’язки між іншими працівниками з дотриманням вимог законодавства (врахувати, що в разі такого розподілу може настати зміна істотних умов праці), або прийняти на його місце іншого працівника за строковим трудовим договором (на час відсутності до фактичного виходу на роботу основного працівника).
Стосовно звільнення за прогул, то відповідно до п. 4 частини першої ст. 40 КЗпП трудовий договір, укладений на невизначений строк, а також строковий трудовий договір до закінчення строку його чинності можуть бути розірвані роботодавцем у випадку прогулу (в тому числі відсутності на роботі більше трьох годин протягом робочого дня) без поважних причин. Звільнення — право, а не обов’язок роботодавця, прогул — відсутність на роботі без поважних причин. Отже, для реалізації права на звільнення роботодавцю недостатньо лише факту відсутності працівника на роботі: має бути з’ясована причина такої відсутності, яка повинна бути кваліфікована як неповажна.
Законодавство не містить вичерпного переліку поважних причин відсутності на роботі, тому в кожному окремому випадку оцінка поважності причини відсутності на роботі дається з огляду на конкретні обставини. Практика виходить з того, що поважність оцінюється роботодавцем і (у разі спору) судом залежно від конкретних обставин і доказів. Основним критерієм віднесення причин відсутності працівника на роботі до поважних є наявність об’єктивних, незалежних від волі самого працівника обставин, які повністю виключають його вину, про що зазначено в постанові Верховного Суду від 29.06.2022 р. у справі № 569/22159/19 щодо звільнення за прогул.
Наведемо причини, які судова практика зазвичай визнає поважними:
- тимчасова непрацездатність (підтверджена листком непрацездатності);
- нещасний випадок, раптове погіршення здоров’я (відсутність працівника за станом здоров’я може підтверджуватися не тільки листком непрацездатності, а й довідкою медичної установи, показаннями свідків чи іншими доказами (ухвала Верховного Суду України від 31.10.2002 р. у справі № 6-10006кс02);
- форс-мажорні обставини (повінь, пожежа, воєнні дії, обстріли, евакуація);
- виконання державних або громадських обов’язків (виклик до суду, участь у виборах, явка у ТЦК та СП тощо);
- транспортні проблеми, які були непередбачуваними й підтверджені (ДТП, зупинка руху через стихію чи обстріли);
- сімейні обставини екстреного характеру (смерть близького родича, необхідність супроводу тяжкохворої дитини);
- інші непередбачувані події, які об’єктивно не дозволили вийти на роботу (наприклад, зупинення транспорту в умовах воєнного стану, обстріли міста).
Серед неповажних причин є такі:
- відпочинок, відпустка, відгул «за власним бажанням» без узгодження з роботодавцем;
- вирішення особистих справ (похід у магазин, поїздка на базар, ремонт авто тощо);
- відмова виходити на роботу через небажання чи конфлікт з колективом або керівником без документально підтвердженої загрози.
Отже, поважна причина — це виняткова, підтверджена та об’єктивна обставина, яка звільняє працівника від відповідальності за прогул. У разі спору питання вирішує суд, зважаючи на докази: медичні документи, довідки компетентних органів, офіційні повідомлення про обставини непереборної сили тощо. Відсутність працівника на роботі в період дії воєнного стану не може бути кваліфікована як прогул без поважної причини. Якщо з таким працівником відсутній зв’язок, до з’ясування причин і обставин його відсутності за ним зберігаються робоче місце та посада, трудові відносини не припиняються, однак час таких неявок не зараховується до стажу роботи, що дає право на щорічну відпустку, та в загальному порядку не оплачується. До такого висновку дійшов Верховний Суд у складі колегії суддів Другої судової палати Касаційного цивільного суду в постанові від 06.06.2024 р. у справі № 367/569/23.
Щодо питання як діяти роботодавцю, якщо минуло пів року, а працівник на зв’язок так і не вийшов, то п. 83 частини першої ст. 36 КЗпП однією з підстав для припинення трудового договору визначено відсутність працівника на роботі та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль. За своїм змістом — це не звільнення з ініціативи роботодавця, швидше це припинення трудового договору у зв’язку з обставинами, що склалися незалежно від волі сторін. Наголошуємо, що рішення про звільнення має бути виваженим, обґрунтованим, підкріпленим задокументованими фактами й доказами, що роботодавець діяв у межах законодавства.
Наказ про звільнення за п. 83 частини першої ст. 36 КЗпП
Огляд судової практики
1. Верховний Суд (КЦС) у справі № 727/8103/23 вказав, що відсутність працівника у зв’язку з військовим вторгненням не завжди є прогулом. Норми Закону № 2136, які регулюють деякі аспекти трудових відносин інакше, ніж КЗпП, мають пріоритетне застосування на період дії воєнного стану. При цьому інші норми законодавства про працю, які не суперечать положенням Закону № 2136, також можуть або повинні застосовуватися у відносинах між працівником та роботодавцем. Вимога до з’ясування поважності чи неповажності причин відсутності: ретельна індивідуальна перевірка обставин.
2. У постанові Верховного Суду (КЦС) від 15.05.2024 р. у справі № 229/511/23 надано роз’яснення відмінності між підставами для звільнення за п. 4 частини першої ст. 40 та п. 83 частини першої ст. 36 КЗпП і рекомендовано використовувати п. 8-3 у «довгих» випадках відсутності, за наявності належного документування всіх обставин.
3. Селидівський міський суд Донецької області (рішення № 119713734 від 12.06.2024 р. у справі № 242/444/24), проаналізувавши якість доказів, вказав на неправомірне застосування роботодавцем п. 8-3 частини першої ст. 36 КЗпП під час звільнення працівника.
[1] Згідно з наказом директора ТОВ «Розмай» від 31.03.2025 р. № 123 на період дії воєнного стану визначено такі способи обміну інформацією із Шульгою І. А., верстатником деревообробних верстатів 3-го розряду цеху № 1: Viber, смс, електронна пошта shulga@ukr.net або інші доступні месенджери, окрім Telegram. Фактом ознайомлення працівника з інформацією вважається позначка «повідомлення переглянуто отримувачем» у відповідному месенджері за телефоном +38 067 123-45-67.
Наталія МОРОЗ
експерт з питань трудового законодавства
ПЕРЕДПЛАТА KADREX — 2026
За найкращими умовами звертайтесь у відділ передплати
0 800 214 008
🎓 Підвищення кваліфікації осіб, відповідальних за організацію та ведення військового обліку
