Підстави для надання щорічних відпусток встановлені Законом України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки) та КЗпП. Але у період дії воєнного стану відпустки надаються ще й з урахуванням норм Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-ІХ (далі — Закон № 2136). Щорічні відпустки поділяються на основну та додаткові. Право на основну відпустку мають усі працівники, з якими укладений трудовий договір (в тому числі строковий, працівники, з якими укладено трудовий договір з нефіксованим робочим часом тощо).
Підставами для надання щорічних відпусток є:
- графік відпусток;
- письмове повідомлення про надання відпустки;
- заява працівника.
Графік відпусток
Графік відпусток — це внутрішній документ підприємства, який визначає черговість надання щорічних відпусток у календарному році (частина четверта ст. 79 КЗпП та частина 10 ст. 10 Закону про відпустки). Установленої на законодавчому рівні форми графіка відпусток чи вимог до його складання немає.
До графіка відпусток мають включатися щорічні відпустки (основна та додаткові). Інші відпустки до графіка, як правило, не вносяться, хоча якщо вони будуть включені до нього, це не вважатиметься суттєвою помилкою. Також рекомендується вносити до графіка «чорнобильську» відпустку, оскільки вона компенсується з бюджету і державний орган вимагає, крім інших документів, надання копії графіка відпусток.
Під час складання графіка враховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку (частина 10 ст. 10 Закону про відпустки). Як правило, графіком відпусток визначаються лише межі, протягом яких працівнику буде надана відпустка, а не її точні дати, тобто зазначається лише місяць початку використання відпустки. Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником та роботодавцем (на практиці це відбувається вже після затвердження графіка).
Роботодавець має повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніше як за два тижні до встановленого графіком терміну.
Щодо узгодження дати початку відпустки, то погодити її мають обидві сторони. За результатами такого погодження роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника про час початку щорічної відпустки, а працівник має подати заяву про надання відпустки із зазначенням дати її початку.
Звертаємо увагу, що графік відпусток завжди стане в пригоді роботодавцю, якщо працівники не бажають йти у відпустки.
Чи обов’язково складати графік відпусток під час воєнного стану
У період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення та ведення трудових книжок і архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці (частина перша ст. 7 Закону № 2136). Тобто під час дії воєнного стану графік відпусток можуть не застосовувати лише ті роботодавці, які розташовані в районі активних бойових дій.
Повідомлення працівника про надання відпустки
З метою своєчасного інформування працівника про початок відпустки роботодавець повинен письмово повідомити його про це. Законодавством не передбачено, в який спосіб відбувається таке інформування. Тож на практиці працівнику надається письмове повідомлення або його ознайомлюють з наказом про надання відпустки.
Нагадаємо, якщо роботодавець завчасно (не пізніше ніж за два тижні до початку відпустки) не повідомить працівника про початок відпустки, то щорічна відпустка на вимогу останнього має бути перенесена на інший період (п. 1 частини першої ст. 11 Закону про відпустки). Форми повідомлення законодавством не встановлено, тому його можна скласти в довільній формі (додаток 1), але працівник обов’язково має з ним ознайомитися.
Спосіб ознайомлення в мирний час — під підпис. Але у період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання та зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником (частина друга ст. 7 Закону № 2136). Тобто якщо таке повідомлення буде надіслане в якийсь із месенджерів, це також вважатиметься способом ознайомлення з ним.
Додаток 1. Зразок повідомлення працівника про надання відпустки
Про дату початку відпустки згідно з графіком роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком строку виходу у відпустку. Це означає, що роботодавець може повідомити працівника про надання відпустки й раніше двотижневого строку, але в повідомленні має зазначити точну дату її початку.
Звертаємо увагу, якщо працівник не подає заяви про надання відпустки і видається відповідний наказ, то в такому випадку підставою для його видання буде повідомлення працівника про дату початку відпустки і графік відпусток.
Способом ознайомлення, крім письмового повідомленням, вважається також ознайомлення працівника з наказом про надання відпустки (додаток 2). Тож після оформлення цього документа роботодавець ознайомлює з ним працівника під підпис. З метою дотримання строків, визначених законодавством, роботодавцю слід видати наказ за два тижні до дати початку щорічної відпустки.
Зазвичай оригінал наказу залишається у відділі кадрів, а його копія передається до бухгалтерії перед початком відпустки працівника, адже бухгалтерія повинна завчасно нарахувати відпускні. Згідно зі ст. 115 КЗпП та ст. 21 Закону про відпустки заробітна плата працівникам за весь час відпустки виплачується до початку відпустки, якщо інше не передбачено законодавством, трудовим або колективним договором. Нагадаємо, що раніше законодавством було встановлено, що відпускні мають бути виплачені не пізніше ніж за три дні до початку відпустки, але з липня 2022 р. ця норма змінена. Тож відпускні мають бути виплачені перед початком відпустки, як правило, за день, якщо інші умови не визначені внутрішніми документами.
На підставі наказу фахівець відділу кадрів вносить інформацію про надання щорічної відпустки до особової картки форми № П-2, а його копія може бути вкладена до особової справи працівника.
Додаток 2. Зразок наказу про надання щорічної відпустки
Заява працівника про надання відпустки
Якщо на підприємстві не складається графік відпусток або в ньому зазначається лише місяць надання відпустки, працівник має подати заяву із проханням про надання відпустки (додаток 3). У ній має вказуватися дата, попередньо погоджена з роботодавцем, із зазначенням тривалості відпустки.
Додаток 3. Зразок заяви працівника про надання відпустки
Згідно з частиною першою ст. 12 Закону про відпустки щорічна відпустка на прохання працівника може бути поділена на частини будь-якої тривалості за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів. У такому випадку частина відпустки надається на підставі заяви працівника.
Заява подається також у разі, якщо у працівника виникла необхідність скористатися відпусткою терміново, тобто не в строк, передбачений графіком. Але якщо графіком відпусток встановлені чіткі дати відпустки і працівник не просить їх змінити, то заява про надання відпустки не подається. У такій ситуації підставою для надання відпустки та видання наказу буде графік відпусток.
Звертаємо увагу, що повідомленням працівника про початок відпустки буде наказ, який має бути виданий за два тижні до початку відпустки і з яким працівник має бути ознайомлений під підпис.
Особливості надання щорічних відпусток
у разі спрощеного режиму трудових відносин
В умовах спрощеного режиму регулювання трудових відносин застосовуються майже всі перелічені вище умови надання відпусток, але з такими винятками:
- вимоги щодо ведення документації з кадрових питань, прийняття локальних нормативних актів та організаційно-розпорядчої документації, в тому числі щодо режиму робочого часу та часу відпочинку, відпусток, а також інших документів з питань, що врегульовані трудовим договором, не поширюються на роботодавців, які застосовують спрощений режим (частина п’ята ст. 49-5 КЗпП). Це означає, що роботодавець, який застосовує спрощений режим, може прийняти рішення не використовувати графік відпусток;
- працівникам, на яких поширюється спрощений режим трудових відносин, щорічна відпустка може бути поділена на частини будь-якої тривалості (п. 1 частини восьмої ст. 49-5 КЗпП).
Нюанси надання щорічних відпусток гіг-спеціалістам
Особливості відносин з гіг-спеціалістами резидента Дія Сіті регулюються спеціальним Законом України «Про стимулювання розвитку цифрової економіки в Україні» від 15.07.2021 р. № 1667-IX (далі — Закон № 1667). Якщо резидент Дія Сіті уклав з працівником трудовий контракт згідно зі ст. 16 Закону № 1667, то на ці відносини поширюватимуться норми трудового законодавства. Зокрема, такий працівник матиме право на щорічну основну відпустку тривалістю не менше 24 календарних днів, а також на щорічну додаткову відпустку, зокрема, за ненормований робочий день, якщо це буде передбачено колективним договором чи трудовим контрактом. Відповідно всі інші умови щодо порядку, підстав надання відпусток, що вказані вище, теж мають застосовуватися.
Але якщо гіг-спеціаліст уклав гіг-контракт згідно зі ст. 17 Закону № 1667, у такому разі діють правила, передбачені спеціальним законом, а саме Законом № 1667. У згаданому випадку надаватиметься не щорічна відпустка, а щорічна оплачувана перерва. Детальніше про це див. тут.
Особливості надання щорічних відпусток в умовах воєнного стану
У період дії воєнного стану не діють такі норми:
- невикористану частину щорічної відпустки має бути надано працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка (частина друга ст. 12 Закону про відпустки);
- заборона ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років підряд (частина п’ята ст. 11 Закону про відпустки).
Однак під час воєнного стану в разі надання щорічних відпусток беруться до уваги такі норми:
- надання працівнику щорічної основної відпустки за рішенням роботодавця може бути обмежено тривалістю 24 календарних дні за поточний робочий рік;
- якщо тривалість щорічної основної відпустки працівника становить більше 24 календарних днів, надання невикористаних у період дії воєнного стану днів такої відпустки переноситься на період після припинення або скасування воєнного стану;
- роботодавець може відмовити працівнику в наданні:
- невикористаних днів щорічної відпустки;
- будь-якого виду відпусток (крім відпустки у зв’язку вагітністю та пологами та відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку), якщо такий працівник залучений до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури.
Таміла РАДЧЕНКО
головна редакторка журналу «Кадровик України»
