Номенклатура справ відділу кадрів (витяг)

Індекс справи

Заголовок справи

(тому, частини)

Кількість справ (томів, частин)

Строк
зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

<…>

03–02

Правила внутрішнього трудового розпорядку (копія)

Доки не мине потреба

Оригінал у справі

«Протоколи загальних зборів трудового колективу»

03–03

Колективний договір (копія)

Доки не мине потреба

Оригінал (примірник роботодавця) — у юридичному відділі

03–04

Положення

про оплату праці (копія)

Доки не мине потреба

Оригінал

— у відділі діловодства у справі з наказами з основної діяльності

03–05

Положення про порядок обробки та захисту персональних даних працівників і контрагентів (копія)

Доки не мине потреба

Оригінал — у відділі діловодства у справі з наказами з основної діяльності

03–06

Положення про відділ кадрів (копія)

Доки не мине потреба

03–07

Посадові та робочі інструкції працівників, залучених до роботи з важкими, шкідливими й небезпечними умовами праці

75 р.

ст. 43

03–08

Посадові та робочі інструкції працівників підприємства (крім залучених до роботи з важкими, шкідливими й небезпечними умовами праці)

5 р.

ст. 43

Після заміни

новими

<…>

03–15

Накази з основної діяльності (копії)

Доки не мине потреба

Оригінали — у відділі діловодства

03–16

Накази з кадрових питань тривалого строку зберігання

75 р.

ст. 16 «б»

03–17

Трудові договори (контракти) працівників

75 р.

ст. 492

03–18

Інформування про умови трудових відносин

75 р.

03–19

Накази з кадрових

питань тимчасового строку зберігання

5 р.

ст. 16 «б»

<…>

03–23

Особові справи

75 р.

ст. 493 «а» і «в» ст. 495

Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення — 3 роки після звільнення

03–24

Особові картки працівників форми № П-2

 (у т. ч. тимчасових працівників та сумісників)

75 р.

 ст. 499

Після звільнення

03–25

Документи (листки з обліку кадрів, заяви, подання, доповідні та пояснювальні записки, довідки, обхідні листки) до наказів із кадрових питань, що не увійшли до складу особових справ

3 р.

ст. 491

<…>

03–30

Трудові книжки

До запитування

Не затребувані — 50 р.

 ст. 508

03–31

Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них

50 р. після закінчення Книги

ст. 530 «а»

<…>

03–38

Журнал реєстрації заяв працівників з кадрових питань

3 р.

ст. 122

03–39

Журнал реєстрації наказів з кадрових питань

75 р.

ст. 121 «б»

03–40

Журнал реєстрації трудових договорів

75 р.

ст. 527

03–41

Журнал реєстрації наказів із кадрових питань тимчасового строку зберігання

5 р.

ст. 121 «б»

03–42

Довідки з Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування про трудову діяльність

Доки не мине потреба, ЕК

03–43

Скановані копії трудових книжок

Доки не мине потреба, ЕК

Електронна справа

<…>

03–46

Табелі обліку використання робочого часу працівниками відділу кадрів

1 р.

ст. 408

<…>

03–60

План роботи з військового обліку на рік

До затвердження нового плану,

 п. 72 Порядку № 1487

План затверджується до 1 лютого

03–61

Правила військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів

До заміни новими,

додаток 2 до Порядку № 1487

03–62

Списки персонального військового обліку призовників та військовозобов'язаних

3 р.

ст. 669

Після звільнення

03–63

Відомості щодо осіб, виключених з персонального військового обліку

До кінця поточного року,

п. 44 Порядку № 1487

Зберігаються у списках персонального військового обліку

03–64

Відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів

Протягом календарного року, додаток 12 до Порядку № 1487

03–65

Список громадян, які підлягають приписці до призовної дільниці

До заміни новим,

додаток 6 до Порядку № 1487

03–66

Розписки про прийняття від призовників, військовозобов’язаних та резервістів їх військово-облікових документів

Протягом року до наступного звіряння облікових даних, додаток 7 до Порядку № 1487

Використані та повернуті призовниками, військовозобов’язаними та резервістами

03–67

Графік звіряння облікових даних списків персонального військового обліку з військово-обліковими документами призовників, військовозобов’язаних та резервістів

Протягом року до заміни новим,

п. 34 Порядку № 1487

03–68

Графік звіряння списків персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які працюють на підприємствах, із обліковими даними документів ТЦК та СП

Протягом року до заміни новим,

п. 34 Порядку № 1487

03–69

Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку, звіряння їх облікових даних з даними ТЦК та СП

3 р.

ст. 671

03–70

Листування з територіальними центрами комплектування та соціальної підтримки про облік і відстрочку від призову військовозобов’язаних

3 р.

ст. 668

03–71

Мобілізаційні плани

10 р.

ст. 659

03–72

Плани заходів організації щодо розроблення мобілізаційного плану та підготовки до виконання покладених на організацію мобілізаційних завдань (замовлень), мобілізаційні плани заходів організації

5 р.

ст. 661, 662

03–73

Журнали обліку занять з мобілізаційної підготовки

1 р.

ст. 666

03–74

Звіти про бронювання військовозобов’язаних

5 р.

ст. 667

03–75

Листування з організації мобілізаційної підготовки

3 р.

ст. 665

<…>

03–79

Описи справ відділу кадрів

Доки не мине потреба

Після затвердження зведених описів справ

03–80

Номенклатура справ відділу кадрів

3 р.

ст. 112 «в»

Після заміни новою та за умови

передавання справ до архіву підприємства

<…>