Прийняття та звільнення працівників: зміни до КЗпП

Крок 1. Подання документів під час працевлаштування

Документи, які подає майбутній працівник, поділяються на обов’язкові для всіх і обов’язкові лише для деяких категорій громадян. 

 

Документи, які обов’язково подають всі особи

До таких документів належать: паспорт; довідка про присвоєння ідентифікаційного номера; трудова книжка (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування; документ про освіту (якщо посада потребує відповідних знань та кваліфікації). 

Також військовозобов’язані мають обов’язково подати військово-облікові документи — військовий квиток або тимчасове посвідчення, видане замість військового квитка, а призовники — посвідчення про приписку до призовної дільниці.  

Відомості про трудову діяльність можна отримати на порталі https://portal.pfu.gov.ua/sidebar/Templates/InfoInsurer. Відомості може отримати застрахована особа, яка вже зареєстрована на порталі ПФУ. Сервіс доступний для користувачів, які увійшли на портал за допомогою ЕЦП. 

 

Документи, які обов’язково подають деякі категорії осіб 

До згаданих документів належать: 

• документ про підтвердження статусу особи з інвалідністю;
• документ про стан здоров’я (про проходження попереднього медичного огляду), оскільки для деяких категорій працівників законодавством встановлено необхідність проходження попереднього (до прийняття на роботу) медогляду. До таких осіб належать: особи віком до 18 років, особи, яких приймають на важкі роботи, роботи із шкідливими чи небезпечними умовами праці, роботи, де є потреба у професійному доборі, роботи, пов’язані з обслуговуванням населення, тощо; 
• пенсійне, «чорнобильське» посвідчення, посвідчення учасника бойових дій, якщо працівники мають відповідний статус. 

Вимагати інші документи, подання яких не передбачено законодавством, заборонено ст. 25 КЗпП. Але працівник відділу кадрів може запропонувати особам, які працевлаштовуються, пред’явити інші документи та пояснити, на які пільги та гарантії вони матимуть право відповідно до цих документів, наприклад, надати свідоцтво про народження дитини тощо. 

 

Що змінилося 

Незважаючи на те, що облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в Державному реєстрі загальнообов’язкового державного соціального страхування, все ж на вимогу працівника, який працевлаштовується вперше, роботодавець має оформити трудову книжку в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу. Також на вимогу будь-якого іншого працівника роботодавець зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі (ст. 48 КЗпП). Отже, після набуття чинності Законом № 1217 (після 10.06.2021 р.) трудова книжка подається лише за її наявності у працівника, а запис до неї вноситься за його бажанням. Після внесення запису трудова книжка залишається на руках у працівника, а не у відділі кадрів, як було раніше. 

 

Крок 2. Оформлення трудового договору в письмовій або усній формі 

Трудовий договір може укладатися як в усній, так і письмовій формі (ст. 24 КЗпП). Додержання письмової форми є обов’язковим у таких випадках:

• укладення трудового договору про роботу в районах з особливими природними географічними і геологічними умовами та умовами підвищеного ризику для здоров’я (законодавством не встановлено конкретного переліку, проте можна керуватися Списком виробництв, робіт, професій і посад працівників, робота яких пов’язана з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням або виконується в особливих природних географічних і геологічних умовах та умовах підвищеного ризику для здоров’я, що дає право на щорічну додаткову відпустку за особливий характер, затвердженим постановою КМУ від 17.11.1997 р. № 1290);
• укладення контракту;
• працівник наполягає на укладенні трудового договору в письмовій формі;
• укладення трудового договору з неповнолітнім (ст. 187 КЗпП);
• укладення трудового договору з фізичною особою; 
• у разі укладення трудового договору про дистанційну або надомну роботу;
• у випадках, передбачених законодавством України (наприклад, для працівників, що проходять альтернативну службу (ст. 15 Закону України «Про альтернативну (невійськову) службу» від 12.12.1991 р. № 1975-XII).

Письмовий трудовий договір є підставою для видання наказу про прийняття на роботу (додаток 1). Оформлення такого наказу є обов’язковим навіть у разі укладення трудового договору в письмовій формі та описання в ньому всіх істотних і додаткових умов. 

Якщо трудовий договір укладається в усній формі, працівник повинен написати заяву про прийняття на роботу (додаток 2), щоб засвідчити своє волевиявлення і готовність вступити в трудові відносини. Якщо договір укладається в письмовій формі, написання працівником заяви не є обов’язковим.

 

Додаток 1. Зразок наказу про прийняття на роботу

 

 

Додаток 2. Зразок заяви про прийняття на роботу

 

Що змінилося 

Згідно із Законом № 1213 трудовий договір укладається обов’язково в письмовій формі в разі оформлення дистанційної та надомної роботи відповідно до типових форм договорів, затверджених наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 05.05.2021 р. № 913-21.

 

Крок 3. Надання згоди на обробку персональних даних

Відповідно до п. 3 ст. 11 Закону України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 р. № 2297-VI підставою для обробки персональних даних є, зокрема, укладення та виконання правочину, стороною якого є суб’єкт персональних даних. Оскільки трудовий договір і є таким правочином, надання працівником окремої письмової згоди на обробку персональних даних до останнього часу вважалося необов’язковим. Але у зв’язку з переходом на так звані електронні трудові книжки таку згоду необхідно брати у працівника, оскільки часто роботодавці вносять відомості про працівника до електронного реєстру обліку трудової діяльності.  

 

Крок 4. Подання до ДПС повідомлення про прийняття на роботу

Працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням роботодавця, та повідомлення ДПС про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому КМУ. Повідомлення подається за формою, затвердженою постановою КМУ «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу» від 17.06.2015 р. № 413, яка наведена в додатку до цієї постанови.

 

Крок 5. Ознайомлення працівника з документами 

До документів, з якими необхідно обов’язково ознайомити працівника під час прийняття на роботу під підпис, належать:

• колективний договір;
• правила внутрішнього трудового розпорядку;
• посадова інструкція.

 

Що змінилося 

У зв’язку з ухваленням Закону № 1213 КЗпП доповнено новою нормою, якою передбачена можливість дистанційного ознайомлення з документами. У такому разі в трудовому договорі обов’язково визначаються засоби електронного зв’язку для обміну інформацією. Отже, працівника, який працює дистанційно (надомника), можна ознайомити віддалено із: правилами внутрішнього трудового розпорядку; колективним договором; з наказами (розпорядженнями); повідомленнями та іншими документами роботодавця щодо прав та обов’язків працівників.

Підтвердженням ознайомлення вважається факт обміну відповідними електронними документами між роботодавцем та працівником. Що мається на увазі під поняттям «електронні документи» в розумінні трудового законодавства та законодавства про охорону праці, невідомо. Тож слід звернутися до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV. Відповідно до ст. 5 цього Закону електронний документ — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Одним із обов’язкових реквізитів створення такого документа є електронний цифровий підпис. 

Отже, для запровадження дистанційної (надомної) роботи працівникам необхідно мати електронні цифрові підписи. Оскільки процедура обміну електронними документами в трудовому законодавстві не визначена, на підприємстві слід розробити та затвердити відповідне положення. 

 

Крок 6. Визначення робочого місця,
забезпечення необхідними для роботи засобами

До початку роботи працівника за укладеним трудовим договором роботодавець повинен проінформувати працівника під підпис про умови праці, наявність на робочому місці, де він працюватиме, небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, його права на пільги й компенсації за роботу в таких умовах відповідно до законодавства і колективного договору.

 

Крок 7. Проведення інструктажів з питань охорони праці 

Роботодавець також зобов’язаний проінструктувати працівника з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці та протипожежної охорони. Інструктажі проводяться службою охорони праці або відповідальними особами, а відділ кадрів лише направляє працівника на інструктажі. Для відстеження їх проходження працівниками рекомендується розробити внутрішній документ, наприклад, контрольний лист проходження інструктажів. Облік проведення інструктажів ведеться в журналах, які мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені печаткою й зберігатися в безпосереднього керівника робіт (особи, яка проводить інструктаж). Без проходження в установлені строки інструктажів працівники до роботи не допускаються.

Порядок проведення інструктажів з питань охорони праці на підприємствах регламентує Типове положення № 15. Зокрема, вступний інструктаж проводиться з усіма працівниками, які приймаються на постійну або тимчасову роботу, незалежно від їх освіти, стажу роботи та посади. Згаданий інструктаж проводиться спеціалістом служби охорони праці або іншим фахівцем відповідно до наказу (розпорядження) роботодавця, який в установленому Типовим положенням № 15 порядку пройшов навчання та перевірку знань з питань охорони праці. Вступний інструктаж проводиться в кабінеті охорони праці або в приміщенні, що спеціально для цього обладнано, з використанням сучасних технічних засобів навчання, навчальних та наочних посібників за програмою, розробленою службою охорони праці з урахуванням особливостей виробництва. Програма та тривалість інструктажу затверджуються роботодавцем.

Запис про проведення вступного інструктажу для осіб, які приймаються на роботу відповідно до наказу роботодавця, вноситься в журнал реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці за формою, наведеною в додатку 5 до Типового положення № 15, який зберігається службою охорони праці або працівником, що відповідає за проведення вступного інструктажу, а також у наказі про прийняття працівника на роботу.

Первинний інструктаж проводиться до початку роботи безпосередньо на робочому місці, зокрема, з новоприйнятим (постійно чи тимчасово) працівником на підприємство або до фізичної особи, яка використовує найману працю, а також з учнями та студентами навчальних закладів.

Первинний інструктаж на робочому місці проводиться індивідуально або з групою осіб одного фаху за діючими на підприємстві інструкціями з охорони праці відповідно до виконуваних робіт. Відомості про проведення інструктажу вносяться до журналу реєстрації інструктажів з питань охорони праці на робочому місці, форма якого наведена в додатку 6 до Типового положення № 15.

 

Що змінилося 

У разі укладення трудового договору про дистанційну роботу на роботодавця покладається обов’язок систематичного проведення інструктажу (навчання) працівника з питань охорони праці та протипожежної безпеки в межах використання таким працівником обладнання та засобів, рекомендованих або наданих роботодавцем.

Інструктаж (навчання) може проводитися дистанційно, з використанням сучасних інформаційно-комунікаційних технологій, зокрема шляхом відеозв’язку. У такому разі підтвердженням проведення інструктажу (навчання) вважається факт обміну відповідними електронними документами між роботодавцем та працівником. У разі виконання дистанційної роботи роботодавець відповідає за безпечність і належний технічний стан обладнання та засобів виробництва, що передаються працівнику для виконання такої роботи.

Статтю 14 Закону про охорону праці доповнено нормою, в якій вказано, що при виконанні обов’язків за трудовим договором про дистанційну (надомну) роботу працівник самостійно визначає своє робоче місце та несе відповідальність за забезпечення безпечних і нешкідливих умов праці на ньому, а роботодавець несе відповідальність за безпечність і належний технічний стан обладнання та засобів виробництва, що передаються працівнику для виконання дистанційної або надомної роботи. При виконанні надомної роботи визначене працівником робоче місце має характеризуватися наявністю закріпленої зони, технічних засобів (основних виробничих і невиробничих фондів, інструменту, приладів, інвентарю) або їх сукупності, необхідних для виробництва продукції, надання послуг, виконання робіт або функцій, передбачених установчими документами.

 

 

Правила звільнення працівників з урахуванням змін

Трудове право розрізняє такі аспекти припинення трудових відносин: розірвання трудового договору (ст. 36 КЗпП), звільнення за власним бажанням (ст. 38 та 39 КЗпП) та звільнення з ініціативи роботодавця (ст. 40 та 41 КЗпП), додаткові підстави припинення трудових відносин на вимогу третіх осіб та розірвання трудового договору у зв’язку зі смертю (детальніше про підстави звільнення та їх особливості читайте у спецвипуску № 1/2021). 

 

Загальні умови звільнення

Звільнення оформлюється наказом (розпорядженням) роботодавця. За ст. 47 КЗпП у день звільнення роботодавець повинен провести з працівником повний розрахунок та видати йому копію наказу про звільнення та трудову книжку (в разі наявності). 

Згідно зі ст. 116 КЗпП при звільненні працівника виплата всіх сум, що належать йому від підприємства, провадиться в день звільнення. Якщо працівник у день звільнення не працював, то зазначені суми мають бути виплачені не пізніше наступного дня після пред’явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок. У разі звільнення працівника, крім заробітної плати, виплачується ще й грошова компенсація за відпустку, якщо останній не використав дні щорічної та додаткової відпустки для працівників, які мають дітей.

У разі припинення трудового договору за ст. 36, 38–39 КЗпП звільнення відбуватиметься на підставі заяви працівника, крім звільнення за п. 2, 6, 7, 7-1 та 8 ст. 36 КЗпП. 

 

Особливості звільнення за ініціативою роботодавця 

Звільнення за ініціативою роботодавця відбувається на підставах, перелічених у ст. 40 та 41 КЗпП. Трудовий договір розривається без волевиявлення працівника, тобто без його заяви. Однак не можна припиняти трудові відносини з ініціативи роботодавця під час відпустки та тимчасової непрацездатності працівника, а також із захищеними категоріями працівників, наведеними в ст. 184 та 186-1 КЗпП (також цих працівників не можна звільняти за п. 2 ст. 36 КЗпП без наступного працевлаштування). 

Звільнення за п. 4, 7–8 ст. 40 та п. 1 ст. 41 КЗпП є заходом дисциплінарного стягнення, тому перед розірванням трудового договору необхідно взяти від працівника пояснення. Також з моменту вчинення проступку повинно минути не більше шести місяців, тобто працівника можна звільнити лише в межах цього строку. 

Припинення трудових відносин з підстав, передбачених п. 1 (крім випадку ліквідації підприємства, установи, організації), 2–5, 7 ст. 40 і п. 2–3 ст. 41 КЗпП відбувається за попередньою згодою профспілки. 

 

Виплата вихідної допомоги

Крім основних виплат у разі звільнення, за деякими підставами припинення трудових відносин передбачено виплату вихідної допомоги в розмірі:

• середньомісячного заробітку — у разі розірвання трудового договору за п. 6 ст. 36 та п. 1, 2 і 6 ст. 40 КЗпП;
• двох мінімальних заробітних плат — у разі призову або вступу на військову службу, направлення на альтернативну (невійськову) службу (п. 3 ст. 36 КЗпП), але на час дії особливого періоду (який наразі триває) звільнення за цією підставою можливе лише в разі направлення на альтернативну службу;
• не менше тримісячного середнього заробітку — внаслідок порушення роботодавцем законодавства про працю, колективного чи трудового договору (ст. 38 і 39 КЗпП); 
• не менше шестимісячного середнього заробітку — у разі припинення трудових відносин за п. 5 частини першої ст. 41 КЗпП; 
• трикратної середньомісячної заробітної плати — працівникам-«чорнобильцям» (1, 2 та 3 категорії) в разі вивільнення у зв’язку з ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням підприємства, скороченням чисельності або штату працівників (п. 7 частини першої ст. 20, п. 1 частини першої ст. 21, п. 1 частини першої ст. 22 Закону України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» від 28.02.1991 р № 796).

 

Що змінилося

Змінами, внесеними до ст. 47 КЗпП, передбачено, що роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення, провести з ним розрахунок у строки, зазначені ст. 116 КЗпП, а також на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника. Попередньою редакцією цієї статті було визначено, що копію такого наказу роботодавець був зобов’язаний видавати лише в разі звільнення з ініціативи власника (ст. 40 та ст. 41 КЗпП). 

На вимогу працівника роботодавець зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, зокрема, й записи про звільнення (ст. 48 КЗпП). Раніше працівники під час звільнення часто свідомо не забирали трудової книжки, щоб у подальшому з роботодавця стягнути середній заробіток за вимушений прогул. Однак після внесення до КЗпП змін Законом № 1213 ця умова щодо трудових книжок зникла. 

Але роботодавцю не слід забувати видавати копію наказу про звільнення працівнику на руки під підпис (для цього радимо завести спеціальний журнал). Оскільки згідно з частиною п’ятою ст. 235 КЗпП у разі затримки видачі копії наказу (розпорядження) про звільнення з вини власника або уповноваженого ним органу працівникові виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу. Якщо працівник не з’являється за отриманням наказу чи відмовляється його отримувати, радимо роботодавцю складати акт (додаток 3), щоб убезпечити себе від можливих трудових спорів. 

 

Додаток 3. Зразок акта про відмову працівника від ознайомлення 
з наказом про звільнення

 

---