від 30 серпня 2017 р. № 2771/5
Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
4 вересня 2017 р. за № 1077/30945
Відповідно до Законів України «Про Державну кримінально-виконавчу службу України», «Про інформацію», Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228, з метою належної організації обліку кадрів у Державній кримінально-виконавчій службі України
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Інструкцію з організації обліку кадрів у Державній кримінально-виконавчій службі України (далі — Інструкція), що додається.
2. Департаменту персоналу (Сова Н. П.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади».
3. Керівникам територіальних органів Міністерства юстиції — міжрегіональних управлінь з питань виконання кримінальних покарань та пробації, навчальних закладів, підрозділів уповноважених органів з питань пробації, установ виконання покарань і слідчих ізоляторів, воєнізованих формувань, закладів охорони здоров’я, підприємств установ виконання покарань, інших підприємств, установ і організацій, створених для забезпечення виконання завдань Державної кримінально-виконавчої служби України, забезпечити неухильне дотримання вимог цієї Інструкції.
4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.
5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра юстиції України Чернишова Д. В.
Міністр П. Петренко
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства юстиції України
30 серпня 2017 року № 2771/5
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
04 вересня 2017 р. за № 1077/30945
ІНСТРУКЦІЯ
з організації обліку кадрів у Державній кримінально-виконавчій службі України
I. Загальні положення
1. Ця Інструкція визначає організацію і порядок обліку осіб рядового і начальницького складу Державної кримінально-виконавчої служби України (далі — особи рядового і начальницького складу), спеціалістів, які не мають спеціальних звань, та інших працівників, які працюють за трудовими договорами в Державній кримінально-виконавчій службі України (далі — працівники).
2. Облік кадрів здійснюється безперервно за встановленими формами з метою забезпечення повних і достовірних відомостей про кількісний та якісний склад осіб рядового і начальницького складу та працівників.
3. Облік кадрів у Державній кримінально-виконавчій службі України (далі — ДКВС) здійснюється кадровими службами (службою управління персоналу Міністерства юстиції України, територіальних органів Міністерства юстиції — міжрегіональних управлінь з питань виконання кримінальних покарань та пробації), відділами (секторами, особами), які проводять роботу з обліку кадрів в навчальних закладах, підрозділах уповноважених органів з питань пробації, установах виконання покарань і слідчих ізоляторах, воєнізованих формуваннях, закладах охорони здоров’я, підприємствах установ виконання покарань, інших підприємств, установ і організацій, створених для забезпечення виконання завдань Державної кримінально-виконавчої служби України (далі — органи і установи).
4. Основними завданнями обліку кадрів є:
документальне відображення проходження служби особами рядового і начальницького складу та трудової діяльності працівників;
постійне ведення обліку кадрів на підставі затверджених Міністерством юстиції України штатів органів і установ;
забезпечення керівників структурних підрозділів апарату Міністерства юстиції України, органів і установ відомостями щодо змін в якісному та кількісному складі кадрів, а також довідковими відомостями для прийняття обґрунтованих рішень щодо його службового використання;
своєчасне, достовірне та повне відображення штатної та фактичної чисельності кадрів, а також кількісні та якісні зміни, що відбуваються в органах і установах.
II. Облік кадрів
1. Персональний облік кадрів
1. Персональний облік кадрів — система збору, накопичення та узагальнення персональної інформації щодо особи рядового чи начальницького складу або працівника, яка включає автобіографічні відомості, відомості про проходження служби, трудову діяльність та іншу інформацію, що характеризує професійні, освітні, моральні та ділові якості цих осіб.
2. Персональний облік ведеться окремо на кожну особу рядового чи начальницького складу або працівника.
3. З метою організації персонального обліку осіб рядового і начальницького складу та працівників в органах і установах ведуться:
особова справа за формою, визначеною у додатку 1 до цієї Інструкції;
алфавітна картка за формою, визначеною у додатку 2 до цієї Інструкції;
службова картка за формою, визначеною у додатку 3 до цієї Інструкції;
особовий листок з обліку кадрів за формою, визначеною у додатку 4 до цієї Інструкції.
4. Основним документом персонального обліку кадрів є трудова книжка.
2. Номерний облік осіб начальницького складу
1. Номерний облік осіб начальницького складу передбачає ведення обліку особистих номерів, які присвоюються наказами Міністерства юстиції України одночасно з присвоєнням первинного спеціального звання середнього, старшого чи вищого начальницького складу.
2. Особистий номер осіб середнього, старшого чи вищого начальницького складу штампується на металевому жетоні згідно з описом жетона з постійним особистим номером осіб середнього, старшого та вищого начальницького складу Державної кримінально-виконавчої служби України, наведеним в додатку 5 до цієї Інструкції.
3. За особами середнього, старшого чи вищого начальницького складу, які раніше проходили службу в Збройних Силах України, інших військових формуваннях та правоохоронних органах і які були прийняті на службу в ДКВС, залишаються особисті номери, що були присвоєні їм у цих військових формуваннях та правоохоронних органах.
Кадровими службами органів і установ при оформленні документів на присвоєння особам первинного спеціального звання до служби управління персоналу Міністерства юстиції України надсилаються подання для присвоєння спеціального звання з особистими номерами таких осіб.
4. Присвоєні особисті номери записуються до всіх документів персонального обліку осіб середнього, старшого та вищого начальницького складу.
5. Жетони з особистими номерами видаються особам середнього, старшого та вищого начальницького складу одночасно з оголошенням наказу про присвоєння первинного спеціального звання під підпис у журналі обліку осіб середнього, старшого та вищого начальницького складу, які одержали жетони з особистими номерами.
Особистий номер особи середнього, старшого та вищого начальницького складу ДКВС зберігається за нею протягом всього періоду проходження служби в ДКВС, інших військових формуваннях України та правоохоронних органах.
6. Офіцерам запасу Збройних Сил України, зарахованим до кадрів ДКВС, жетони з особистими номерами, які надійшли з військових комісаріатів разом з військовими справами, вручаються під час оголошення наказу Міністерства юстиції України про зарахування їх до кадрів ДКВС. Про отримання жетонів вони проставляють свій підпис на першому аркуші послужного списку.
7. Жетони з особистими номерами осіб середнього, старшого та вищого начальницького складу, звільнених з ДКВС, здаються до кадрових служб. Вони долучаються до особових справ цих осіб та передаються на зберігання до архівної установи.
Жетони з особистими номерами осіб, зазначених у пункті 6 цього розділу, при звільненні їх з ДКВС в запас Збройних Сил України одночасно з військовими особовими справами цих осіб пересилаються до військових комісаріатів за місцем їх військового обліку.
8. У випадку втрати, пошкодження жетона особистий номер, який був присвоєний особі середнього, старшого та вищого начальницького складу, не змінюється, а замість втраченого жетона видається дублікат за тим самим номером.
9. Загальний облік жетонів з особистими номерами ведеться в Адміністративно-господарському департаменті Міністерства юстиції України у журналі обліку осіб середнього, старшого та вищого начальницького складу Державної кримінально-виконавчої служби України, які одержали жетони з особистими номерами, за формою згідно з додатком 6 до цієї Інструкції.
10. В Адміністративно-господарському департаменті Міністерства юстиції України, органів і установ жетони з особистими номерами осіб середнього, старшого та вищого начальницького складу обліковуються у журналі обліку надходження та витрат жетонів з особистими номерами, форма якого визначена в додатку 7 до цієї Інструкції.
11. Адміністративно-господарський департамент Міністерства юстиції України забезпечує органи і установи жетонами згідно з наказами про присвоєння особам середнього, старшого та вищого начальницького складу цих органів і установ спеціальних звань.
12. Заявки на виготовлення дублікатів жетонів складаються на підставі рапортів осіб середнього, старшого та вищого начальницького складу ДКВС з детальним поясненням обставин їх втрати. У разі втрати жетона про це повідомляється кадрова служба апарату Міністерства юстиції України, органу чи установи та подається заявка для виготовлення дубліката жетона за тим самим номером. За кожним фактом втрати (псування) жетона призначається службове розслідування.
3. Штатно-посадовий облік кадрів
1. Штатно-посадовий облік кадрів ведеться в органах і установах у штатно-посадовій книзі, форма якої наведена в додатку 8 до цієї Інструкції.
2. У штатно-посадовій книзі відображається стан комплектування органів і установ кадрами. Штатно-посадову книгу кадрові служби ведуть на підставі затвердженого штатного розпису.
Відомості до штатно-посадової книги (крім найменувань структурних підрозділів і посад) вносяться олівцем.
У випадку звільнення особи рядового чи начальницького складу або працівника із служби (роботи) або переведення на іншу посаду відомості про цих осіб видаляються та заносяться відомості про нового працівника. У разі якщо посада не укомплектована, відповідні графи не заповнюються.
Відомості до штатно-посадової книги вносяться одразу після видання наказу про прийняття на службу (роботу), переведення на іншу посаду, в інших випадках, передбачених законодавством.
III. Видання, облік і розсилання наказів з особового складу
1. Прийняття, переведення на інші посади, звільнення осіб рядового і начальницького складу чи працівників здійснюються на підставі наказу з особового складу.
2. Накази з особового складу є основними документами, які визначають службове становище осіб рядового і начальницького складу і працівників.
3. У наказах з особового складу зазначаються відомості щодо:
призначення осіб рядового і начальницького складу та працівників на штатні посади, переміщення по службі (роботі), тимчасового виконання обов’язків;
присвоєння особам рядового і начальницького складу спеціальних звань, пониження у спеціальному званні;
відрядження до інших органів виконавчої влади для виконання спеціальних робіт або обов’язків із залишенням у кадрах ДКВС;
зарахування до кадрів ДКВС військовослужбовців Збройних Сил України, інших військових формувань та правоохоронних органів, а також офіцерів запасу та осіб, які раніше проходили службу в ДКВС;
звільнення осіб рядового і начальницького складу та працівників зі служби (роботи);
виключення зі списків персоналу ДКВС;
залишення на службі понад граничний вік;
зміни прізвища, імені та по батькові, дати народження осіб рядового і начальницького складу чи працівників;
встановлення стажу служби (роботи) для виплати відсоткової надбавки за вислугу років;
надання відпусток відповідно до чинного законодавства;
установлення посадових окладів та надбавок.
4. Накази з особового складу нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року та мають окрему порядкову нумерацію.
5. Оригінали наказів з особового складу зберігаються в кадрових службах Міністерства юстиції України, органу чи установи.
Копії наказів з особового складу та витяги з них засвідчуються кадровою службою і надсилаються заінтересованим місцевим органам виконавчої влади, органам чи установам, посадовим особам. Список розсилки підписується керівником структурного підрозділу, який його склав.
IV. Порядок формування та ведення особових справ осіб рядового і начальницького складу
1. Особова справа є документом, в якому відображається проходження служби особами рядового чи начальницького складу. Особові справи формуються та ведуться кадровими службами органів та установ.
2. До особової справи вноситься автобіографічна інформація особи рядового чи начальницького складу та членів його сім’ї, інформація про проходження служби, трудову діяльність та інформація, що характеризує професійні, освітні та особисті якості особи, місце її проживання.
3. За матеріалами особової справи приймаються рішення щодо подальшого проходження служби особами рядового чи начальницького складу, готуються подання про присвоєння йому спеціальних звань, нагородження, обчислення вислуги років для встановлення надбавки за стаж служби, надання додаткової оплачуваної відпустки.
4. Особова справа рядового чи начальницького складу складається з п’яти частин, у яких зберігаються:
у першій частині — послужний список;
у другій частині — матеріали вивчення кандидата на посаду, характеристики з попередніх місць служби (роботи), свідоцтво про проходження початкової підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації, атестаційні листи, подання до присвоєння спеціальних звань, нагородні листи, висновки та подання про призначення на посади, переведення, переміщення по службі та звільнення;
у третій частині — заява про прийняття на службу, автобіографія, складена за формою, визначеною у додатку 9 до цієї Інструкції, анкета, складена за формою, визначеною у додатку 10 до цієї Інструкції, довідка військо-лікарської комісії, висновок за результатами психологічного вивчення кандидата на конкретну посаду, зобов’язання щодо дотримання обмежень, пов’язаних зі службою в ДКВС, текст Присяги особи рядового чи начальницького складу із власноручним підписом;
у четвертій частині (архівні матеріали) — витяги з наказів, висновки за матеріалами службових перевірок (розслідувань), документи архівів про підтвердження окремих періодів проходження служби, довідки про стан здоров’я, поранення, копії атестатів, дипломів, свідоцтв про народження, укладення шлюбу, декларація про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру, висновок комісії по обчисленню стажу служби для виплати надбавки за вислугу років;
у п’ятій частині (матеріали спеціальної перевірки) — матеріали спеціальної перевірки, перевірки відповідно до Закону України «Про очищення влади» та висновок про прийом на службу до ДКВС.
Військові або скорочені військові особові справи на офіцерів запасу та військовослужбовців долучаються до особової справи особи рядового чи начальницького складу, про що здійснюється відповідний запис у спеціальній графі особової справи.
5. На внутрішньому боці титульної сторінки особової справи розміщується фотокартка особи рядового чи начальницького складу розміром 9 х 12 (в анфас) у форменому одязі, що відповідає наявному спеціальному званню.
На звороті фотокартки посадовою особою кадрової служби здійснюється запис про засвідчення особи, яку на ній зображено, та скріплює його печаткою.
6. У кінці особової справи в прикріпленому конверті зберігаються особисті документи особи рядового чи начальницького складу (трудова книжка, військовий квиток або посвідчення про приписку до призовної дільниці, фотокартки, тощо). Унизу обкладинки здійснюється опис документів.
7. Документи, які долучаються до розділів особової справи, нумеруються і заносяться до описів цих розділів із зазначенням їх назв та кількості аркушів.
8. Послужний список — це документ, що відображає проходження служби особою рядового чи начальницького складу. Послужний список складається на підставі паспортних відомостей, анкети, автобіографії, військового квитка, документів про освіту, трудової книжки та інших документів кандидата на службу.
Усі записи в послужному списку здійснюються кульковою ручкою або чорнилом без скорочень і підчисток. У послужному списку можуть проставлятися штампи встановленого зразка.
Зі складеним послужним списком в обов’язковому порядку ознайомлюється під підпис особа, на яку він оформлений. Надалі особу ознайомлюють із записами в послужному списку не рідше одного разу на п’ять років, а також перед відбуттям особи рядового чи начальницького складу до нового місця служби, звільненням. При ознайомленні особи з послужним списком матеріали спеціальної перевірки з особової справи вилучаються.
Послужний список підписується особою, яка його склала, та керівником кадрової служби і скріплюється печаткою цієї особи.
Перескладання послужних списків дозволяється лише у випадках їх непридатності для використання і тільки з дозволу керівника кадрової служби. При цьому попередній послужний список не знищується, а долучається до розділу IV особової справи.
V. Порядок формування та ведення особових справ працівників
1. Особова справа працівника — комплект документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості, відомості щодо його освіти, роботи (служби) до прийняття на роботу в ДКВС, відомості про військову службу, сімейний стан, місце проживання, відомості про державні нагороди (відзнаки), накладення і зняття стягнень.
2. Особова справа формується з таких документів і в такій послідовності:
особовий листок з обліку кадрів;
копія паспорта працівника;
автобіографія;
копія облікової картки платника податків (окрім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);
копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання;
копія трудової книжки (у разі наявності);
копія військового квитка або посвідчення про приписку до призовної дільниці (у разі наявності);
копії документів про надані пільги (у разі наявності);
довідка про результати проведення спеціальної перевірки (у разі її проведення) відповідно до Закону України «Про запобігання корупції» або копія відповідної довідки;
довідка про результати проведення перевірки відповідно до Закону України «Про очищення влади» або її завірена в установленому порядку копія (у разі її проведення);
заява про призначення на посаду;
копія акта про призначення на посаду;
витяг із протоколу засідання конкурсної комісії в разі, якщо призначення здійснюється за результатами конкурсу;
копія акта органу вищого рівня про призначення на посаду (у випадках, передбачених законодавством);
погодження відповідних органів, передбачені законодавством для призначення на посади.
Особові справи директорів підприємств ДКВС зберігаються в кадровій службі апарату Міністерства юстиції України, а дублікати цих особових справ зберігаються за місцем роботи.
Особова справа державного службовця оформляється відповідно до Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22 березня 2016 року № 64, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 15 квітня 2016 року за № 567/28697.
3. У хронологічній послідовності до особової справи долучаються: копії наказів (розпоряджень) про зміни анкетних даних; копії документів, що підтверджують підвищення кваліфікації, перепідготовку, стажування; характеристики; атестаційні листки тощо.
Накази про переведення на іншу роботу, заохочення, накладення дисциплінарних стягнень записуються у доповненні до особового листка з обліку кадрів, форма якого наведена в додатку 11 до цієї Інструкції.
4. Кожній особовій справі надається порядковий номер, що відповідає номеру у штатно-посадовій книзі. Особові справи систематизуються в алфавітному порядку.
5. Опис документів, які містяться в особовій справі, форма якого наведена в додатку 12 до цієї Інструкції, заповнюється при первинному оформленні особової справи. Подальші записи до нього вносяться в разі долучення до особової справи додаткових документів.
Кожен документ, який долучається до особової справи, в описі документів записується окремо, при цьому його назва має відповідати назві, присвоєній цьому документу при його складанні. У графі «Назва документа», крім власне назви, проставляються номер і дата, а також дата внесення до особової справи.
6. Записи у доповненні до особового листка з обліку кадрів робляться вперше при оформленні особової справи, надалі — у разі змін в облікових даних працівника (після заповнення особового листка з обліку кадрів) на підставі відповідних наказів (розпоряджень) та документів, наданих працівником.
7. Особовий листок з обліку кадрів заповнюється особисто працівником чорнилом або кульковою ручкою, розбірливо, без підчисток та виправлень.
Правильність заповнення особового листка з обліку кадрів, а також дати, найменування підприємств, установ, організацій, посад, робіт, кваліфікації, населених пунктів обов’язково звіряються із записом у паспорті, трудовій книжці, документі про освіту, військовому квитку тощо.
Особовий листок підписується працівником із зазначенням дати його заповнення.
VI. Порядок обліку та зберігання особових справ осіб рядового і начальницького складу
1. Для опрацювання, унесення змін, підготовки та долучення документів особові справи видаються за вказівкою керівника кадрової служби органу чи установи виключно посадовим особам кадрових служб, на яких покладено обов’язки з ведення облікових документів.
Особові справи, що видаються персоналу кадрових служб для опрацювання, повертаються до місця їх зберігання до закінчення робочого дня.
У разі видачі особової справи для короткострокового користування у контрольній картці особової справи одержувач ставить свій підпис та зазначає прізвище.
Особові справи і документи, підшиті до них, особам рядового і начальницького складу на руки не видаються. Ознайомлення з матеріалами особової справи здійснюється в присутності посадової особи, яка відповідає за її ведення і облік.
2. Вилучення документів із особової справи може здійснюватися відповідно до чинного законодавства.
Замість вилученого документа у відповідну частину особової справи вкладається його копія та акт про його вилучення.
3. Облік особових справ здійснюється в інвентарній книзі обліку особових справ, форма якої наведена у додатку 13 до цієї Інструкції. Кількість порядкових номерів в інвентарній книзі повинна відповідати кількості особових справ, які знаходяться на зберіганні. Номер, за яким особова справа зареєстрована в інвентарній книзі, проставляється на лицьовому боці та на корінці обкладинки. Особові справи в місцях їх зберігання розташовуються у порядку зростання номерів.
4. Особові справи підлягають реєстрації протягом 5 днів після видання наказу про призначення.
5. У зв’язку з переведенням (працевлаштуванням) осіб рядового чи начальницького складу до інших правоохоронних органів та військових формувань, утворених відповідно до законів України, правоохоронних органів країн, з якими укладені відповідні міжнародні договори про співпрацю, на їх адресу відповідно до запиту надсилаються копії послужного списку, характеристики та відомості про присвоєння спеціальних звань.
6. Особові справи звільнених зі служби осіб рядового чи начальницького складу в установленому порядку здаються на зберігання до архівної установи, про що в інвентарній книзі робиться відповідний запис.
7. Інвентаризація особових справ (звірення наявності особових справ із записами в інвентарній книзі) проводиться щороку, а також при їх прийманні-передачі, про що складається відповідний акт.
8. З метою перевірки збереження документів, що знаходяться в особових справах осіб рядового та начальницького складу, їх своєчасного оновлення (народження дитини, зміна прізвища, місця реєстрації тощо) не рідше одного разу на три роки проводиться ревізія особових справ.
9. Видача (надсилання) особових справ у тимчасове користування проводиться з обов’язковою відміткою у контрольній картці особової справи, форма якої наведена у додатку 14 до цієї Інструкції, що знаходиться в кожній особовій справі. Відмітка повинна містити дату, вихідний номер, найменування органу чи установи, куди надіслано особову справу.
Після повернення особової справи до неї додається контрольна картка із зазначенням дати її повернення. Особові справи видаються (надсилаються) для тимчасового користування на строк не більше 10 календарних днів.
10. Особові справи випускників навчальних закладів ДКВС України надсилаються за місцем їх подальшого проходження служби у 10-денний строк.
11. Особові справи начальників установ виконання покарань, слідчих ізоляторів, воєнізованих формувань зберігаються в кадровій службі апарату Міністерства юстиції України, а дублікати цих особових справ зберігаються за місцем проходження служби.
12. Працювати з особовими справами понад установлений строк мають право лише керівники кадрових служб.
13. Особові справи осіб, направлених для подальшого проходження служби до іншого органу чи установи ДКВС України, надсилаються не пізніше 5 днів від дня видання відповідного наказу. В інвентарній книзі робиться відповідний запис із зазначенням дати, місцезнаходження та вихідного номера супровідного листа, за яким надіслана особова справа.
14. Особові справи є документами з обмеженим доступом і повинні зберігатися в окремій кімнаті в опечатаних металевих шафах або сейфах.
Право доступу до кімнати зберігання особових справ мають керівник органу чи установи, керівник кадрової служби та персонально визначена посадова особа кадрової служби, на яку покладено контроль за обліком і зберіганням особових справ.
Після закінчення робочого дня приміщення з особовими справами опечатується та здається відповідальною посадовою особою кадрової служби під охорону. Вхід до нього стороннім особам забороняється.
VII. Ведення трудової книжки
1. Трудова книжка осіб рядового і начальницького складу та працівників зберігається в особовій справі і повертається йому у разі звільнення зі служби в ДКВС.
2. Особи рядового і начальницького складу та працівники мають право отримати трудову книжку на деякий час відповідно до поданого рапорту (заяви).
3. Трудові книжки осіб рядового і начальницького складу та працівників оформляються та видаються відповідно до Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України і Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58, зареєстрованої у Міністерстві юстиції України 17 серпня 1993 року за № 110.
4. Відомості про службу в ДКВС вносяться до трудової книжки шляхом здійснення записів про прийняття на службу та звільнення зі служби в ДКВС з посиланням на дату та номер відповідного наказу.
5. Особам, звільненим зі служби в ДКВС, крім трудової книжки, видаються військовий квиток, припис, а військова або скорочена військова справа (за наявності) надсилається до військового комісаріату за зареєстрованим місцем проживання.
6. Під час звільнення всі записи про службу й нагороди, внесені в трудову книжку за період служби, засвідчуються керівником кадрової служби або його заступником та скріплюються печаткою.
Директор Департаменту персоналу Н. П. Сова
