Відповідно до п. 4 частини третьої ст. 50 Закону України «Про зайнятість населення» роботодавці зобов’язані своєчасно та в повному обсязі подавати територіальним органам центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику в сфері зайнятості населення та трудової міграції, інформацію про попит на робочу силу (вакансії) незалежно від місцезнаходження (форма № 3-ПН).
Звіт подається за наявності у роботодавця попиту на робочу силу (вакансії) не пізніше ніж через три робочі дні з дати відкриття вакансії(й).
У разі відсутності потреби у працівниках роботодавець може самостійно повідомити про це фахівців базового центру зайнятості у будь-який зручний для нього спосіб: у письмовій чи усній (телефонній) формі, а також через відмітку в корінці направлення на працевлаштування на вакансію, видане безробітній особі. У такому випадку добір претендентів на неї центром зайнятості припиняється.
Для пришвидшення добору персоналу й укомплектування вакансій форму № 3-ПН може бути подано роботодавцем до будь-якого центру зайнятості незалежно від місцезнаходження роботодавця засобами електронного зв’язку. Оскільки у формі № 3-ПН передбачено підпис роботодавця, то при надсиланні до центру зайнятості електронною поштою сканованої форми № 3-ПН за роботодавцем залишається обов’язок підтвердження раніше поданої таким способом звітності паперовим носієм, завіреним підписом (керівника або уповноваженої ним особи, фізичної особи — підприємця). У паперовій формі № 3-ПН фахівець центру зайнятості проставляє відмітку про прийняття, зазначає дату, свою посаду, прізвище, ім’я, по батькові та проставляє особистий підпис.
Слід зазначити, що на сьогодні ще не реалізовано можливість подання електронної звітності за формою № 3-ПН, в тому числі через «Електронний кабінет роботодавця» з накладанням електронного цифрового підпису.
