Національне агентство України з питань державної служби наказом від 22.03.2016 р. № 64 затвердило Порядок ведення та зберігання особових справ державних службовців.
В особовій справі державного службовця міститься інформація, що відображає відносини, які виникають у зв'язку зі вступом на державну службу, її проходженням та припиненням, а також біографічні та інші дані про державного службовця. Ведення, облік та зберігання особових справ здійснює служба управління персоналом державного органу, в якому працює державний службовець.
Особові справи державних службовців є документами з обмеженим доступом і мають зберігатися в опечатаних металевих шафах або сейфах.
Особові справи державних службовців, які проходять державну службу, зберігаються окремо від особових справ державних службовців, які припинили державну службу.
Служба управління персоналом не має права розголошувати будь-яку інформацію щодо персональних даних державних службовців відповідно до Закону України «Про захист персональних даних».
Після звільнення державного службовця з державної служби його особова справа залишається у службі управління персоналом і передається до архіву в порядку, визначеному відповідною інструкцією з діловодства. У графі 5 журналу обліку особових справ державних службовців зазначаються дата та підстава звільнення.
У разі призначення особи на посаду державної служби в державний орган, в якому вона працювала раніше на посаді державної служби, рекомендується використовувати сформовану раніше особову справу, до якої долучається оновлена особова картка державного службовця.
Зберігання особових справ забезпечують працівники служби управління персоналом, які відповідальні за додержання Порядку ведення та зберігання особових справ.
