Порядок оформлення виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника регламентується ст. 105 КЗпП і п. 2 постанови Ради Міністрів СРСР «Про порядок та умови суміщення професій (посад)». Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника можливе, якщо працівник разом із своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, виконує обов’язки іншого, тимчасово відсутнього, працівника. Тобто виконувати додаткові обов’язки свого колеги працівник повинен упродовж робочого дня (зміни), з урахуванням нормальної тривалості робочого часу. За додаткове навантаження на підставі ст. 105 КЗпП повинна надаватися доплата.
Тимчасовим заступництвом вважається виконання службових обов’язків за більш відповідальною посадою тимчасово відсутнього працівника, коли це пов’язане з розпорядчими функціями, працівником, який працює в тій же установі, організації. На відміну від виконувача обов’язків тимчасово відсутнього працівника, тимчасовий заступник виконує винятково чужі обов’язки, тобто на період заступництва він звільняється від виконання своєї роботи, обумовленої трудовим договором.
Тимчасовому заступнику виплачується доплата у розмірі різниці між його фактичним посадовим окладом і посадовим окладом працівника, якого він заміщує. Рішення про призначення працівника тимчасовим виконувачем обов’язків ухвалюється безпосередньо керівником установи. Відповідно до роз’яснень, наданих Мінсоцполітики у листі, у випадку, коли згідно із посадовою інструкцією працівник на час відсутності керівника має виконувати його функції, йому різниця в окладах не виплачується і саме цей працівник має призначатися тимчасовим виконувачем обов’язків.
