Для чого та як вносити записи до електронної трудової книжки?
Для створення електронних трудових книжок відомості з паперової трудової книжки потрібно передати на порталі ПФУ. Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі врегульований постановою правління ПФУ від 12.03.2021 р. № 11-1 (з останніми змінами, внесеними постановою правління ПФУ від 01.06.2022 р. № 8-3).
Ведення електронної трудової книжки дозволить покращити облік трудової діяльності та зменшити обіг паперових документів. Її ведення також дає змогу працівникам у будь-який момент переглядати свій страховий стаж та автоматично виходити на пенсію, не звертаючись у майбутньому до ПФУ.
Відомості про трудову діяльність можуть вносити як працівники, так і роботодавці.
Для внесення даних до електронної трудової книжки потрібно в кольорі у хронологічному порядку зробити скан-копії всіх сторінок паперової трудової книжки, а також документів, що підтверджують стаж роботи.
Електронна трудова книжка містить дані про основні місця роботи з 2004 р. Це пов’язано з тим, що Законом України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 р. № 1058-IV було введено поняття «страховий стаж». Раніше стаж вважався трудовим.
Якщо трудова діяльність розпочата до 2004 р., потрібно буде надати цю інформацію особисто або роботодавцем за працівника, надавши скановані копії документів, записів у трудовій книжці та інших документів, що це підтверджують.
Зауважимо, що в електронну трудову книжку необхідно додати всі документи, які впливають на обчислення стажу, особливо документи стосовно здобуття освіти, свідоцтво про народження дитини/дітей (для жінок), військовий квиток та інші документи.
Працівники або роботодавці за працівників до 10 червня 2026 р. повинні оцифрувати паперові трудові книжки. Цей процес триває з 10 червня 2021 р., тобто пройдено пів шляху до його завершення. Ті, хто вже передав свої дані або якщо це зробив роботодавець, мають змогу знайти електронну трудову книжку в особистому кабінеті на порталі електронних послуг ПФУ. Але остаточний варіант електронної трудової книжки створюється лише після перевірки відомостей ПФУ та внесення відповідних даних до Реєстру застрахованих осіб державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Після цього паперова трудова книжка залишається у працівника, але за бажанням останнього вона може вестися паралельно з електронною трудовою книжкою.
