Ведення кадрової документації під час війни

Що таке кадрове діловодство і чим воно регулюється?

Перед тим, як розглянути основні зміни у кадровому діловодстві під час воєнного стану, варто згадати, що саме розуміється під поняттям «кадрове діловодство», в чому його роль та якими основними нормативно-правовими актами воно регулюється?

Майже на кожному підприємстві оформлюються документи, пов’язані з кадровою роботою. А від того, як ведеться робота із зазначеними документами, наскільки швидко можна отримати із них потрібну інформацію, залежить якість документування і його оперативність. Процес роботи з такими документами і є кадровим діловодством.

Серед основних нормативно-правових актів, які регулюють кадрове діловодство, слід виділити:

• Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993 р. № 3814-XII;
• Правила № 1000/5 та Типова інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою КМУ від 17.01.2018 р. № 55;
• Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 4163–2020) та Інструкція № 58;
• Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. № 578/5;
• КП та галузеві випуски ДКХП, насамперед Випуск 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності» ДКХП (містить кваліфікаційні характеристики начальника відділу кадрів, менеджера (управителя) з персоналу, інспектора з кадрів);
• Міжгалузеві нормативи чисельності працівників, зайнятих добором, розстановкою, підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) та обліком кадрів, затверджені наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 18.12.2003 р. № 341;
• Державний класифікатор управлінської документації ДК 010-98, затверджений наказом Державного комітету України по стандартизації, метрології та сертифікації від 31.12.1998 р. № 1024 (зі змінами);
• інструкції з діловодства в окремих галузях, наприклад, Інструкція з діловодства у Міністерстві охорони здоров’я України, затверджена наказом Міністерства охорони здоров’я України від 25.02.2014 р. № 143;
• збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схвалений протоколом засідання Методичної комісії Держкомархіву України від 20.06.2006 р. № 3 (має рекомендаційний характер).

 

З чого складається кадрова документація?

На підприємстві може розроблятися та затверджуватися в установленому порядку власна інструкція з діловодства, яка конкретизує та уточнює організацію та ведення кадрового діловодства з урахуванням специфіки цього підприємства. Підприємства приватної форми власності вільніші в обранні форм і систем організації діловодства, ніж бюджетні установи, хоча вони також мають додержуватися певних норм і правил.

Наприклад, документацію з управління персоналом можуть розподілити залежно від цільової приналежності на:

• документи з обліку особового складу;
• документи з управління персоналом.

Або ж документи можуть систематизуватися за окремими кадровими процедурами: прийняття на роботу, переведення, звільнення, надання відпусток тощо.

Для ілюстрації зазначеного наведемо приклад систематизації (групування) документів, з якими, як правило, має справу відділ кадрів підприємства:

• організаційно-правова документація — установчі документи організації, правила внутрішнього трудового розпорядку, штатний розпис, положення про структурний підрозділ, посадові інструкції, графік відпусток, інші правила, положення, інструкції;
• розпорядча документація — накази з особового складу (кадрових питань);
• персональна документація — особова справа, особова картка працівника, трудова книжка (за наявності);
• договірна документація — колективний договір (угода), трудовий договір (контракт), договір про матеріальну відповідальність, договір про навчання;
• облікова кадрова документація — облікові форми кадрової документації (книги, журнали тощо), документація з обліку робочого часу і розрахунків з персоналом;
• інформаційно-довідкова документація.

Також до складу документів відділу кадрів на практиці можуть включатися листування з іншими сторонніми організаціями, контролюючими організаціями, звітна документація, планова документація, значний обсяг нормативної та нормативно-довідкової документації.

 

Які відбулися зміни в законодавстві
щодо кадрового діловодства?

Насамперед зазначимо, що в разі порушення вимог деяких нормативно-правових актів сфери діловодства у зв’язку з фактичною неможливістю їх дотримання за умов воєнного стану (активних бойових дій) контролюючі органи можуть не застосовувати штрафні санкції.

Але так само, як і раніше, кадровим діловодством відповідно до КП і ДКХП на підприємстві займаються працівники відділу кадрів підприємства, зокрема інспектори з кадрів, і їхні завдання та обов’язки у цій сфері залишаються такими ж, як і раніше. Зазвичай зазначені обов’язки, враховуючи реалії воєнного стану, виконуються ними у дистанційному режимі, адже багато кому було встановлена дистанційна або надомна робота. Також під час роботи з документами кадрового характеру частіше використовується документація в електронній формі без її додаткового роздруку на принтері, що було характерно раніше.

Крім цього, у зв’язку із великою плинністю кадрів і скороченням персоналу в умовах воєнного стану, завдання й обов’язки з кадрового діловодства можуть бути покладені на працівників інших професійних категорій на умовах суміщення, сумісництва або в інший спосіб відповідно до законодавства.

Також слід зазначити, що після введення воєнного стану не затверджувалися жодні зміни до КП, і тому назви всіх посад у документах кадрового характеру, зокрема у штатному розписі підприємств, як і раніше, мають відповідати ще «довоєнній версії» КП. За час дії воєнного стану були прийняті деякі зміни до окремих галузевих випусків ДКХП, але вони, як правило, пов’язані з подальшим удосконаленням, не стосуються працівників сфери кадрового діловодства, а також безпосередньо не пов’язані саме з реаліями воєнного часу.

Цікавим у цьому випадку може бути приклад наказу Міністерства здоров’я України від 06.06.2022 р. № 958, яким воно затвердило зміни до Випуску 78 «Охорона здоров’я» ДКХП, які безпосередньо не пов’язані з воєнним станом, але все ж таки певною мірою пов’язані з реаліями збройної агресії Російської Федерації та необхідністю посилення протидії їй у всіх сферах, у т. ч. мовній. Обов’язковою стала вимога щодо володіння державною мовою та застосування її під час виконання службових обов’язків відповідно до Закону України «Про забезпечення функціонування української мови як державної» від 25.04.2019 р. № 2704-VIII у кваліфікаційних характеристиках усіх посад, а також професій робітників у Випуску 78 ДКХП.

 

Які відбулися зміни в інших нормативно-правових актах?

На організацію кадрового діловодства та порядок роботи з різними документами вплинуло ухвалення Закону № 2136, ст. 7 якого безпосередньо присвячена питанням кадрового діловодства і в якій зазначається, що у період дії воєнного стану:

• порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення, ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи й обліку витрат на оплату праці;
• сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання та зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів щодо трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем і працівником.

У зв’язку з цим зазначені питання кадрового діловодства та альтернативні способи роботи з кадровими документами можуть за необхідності бути розкриті у власній інструкції з діловодства на підприємстві.

 

Як документувати інформування працівників?

Також на роботу з оформлення різних документів можуть впливати інші зміни у трудовому законодавстві, зокрема у КЗпП, які були запроваджені під час дії воєнного стану, у т. ч. Законом № 2136, зі змінами, внесеними Законом № 2352.

Ухвалення Закону № 2352 не було обумовлене безпосередньо запровадженням воєнного стану, але необхідність вирішення питань оптимізації трудових відносин фактично була прискорена введенням воєнного стану, тож багато його норм залишаться чинними й після завершення воєнного часу.

Яскравим прикладом цього є нові норми щодо різного інформування працівників, що пов’язано з оформленням документації. Наприклад, ст. 23 КЗпП було доповнено нормою, згідно з якою роботодавець зобов’язаний інформувати працівників, які працюють за строковим трудовим договором, про вакансії, що відповідають їхній кваліфікації та передбачають можливість укладення безстрокового трудового договору, а також забезпечувати рівні можливості таких працівників для його укладення.

Законодавство не визначає порядок і процедуру інформування працівників про вакансії, і тому роботодавець може проводити таке інформування у визначений ним спосіб, зокрема, шляхом особистого ознайомлення працівника, розсилки на електронну пошту, розміщення інформації в загальнодоступних місцях на підприємстві. У цьому випадку документи та/або дії з інформування також мають забезпечити можливість доведення того факту, що у працівника об’єктивно була можливість ознайомитись з такою інформацією, і таким чином були дотримані вимоги законодавства.

Крім того, у ст. 29 КЗпП визначено перелік інформації, про яку до початку роботи роботодавець зобов’язаний в узгоджений із працівником спосіб поінформувати останнього. Нова редакція цієї статті передбачає імплементацію норм Директиви (ЄС) 2019/1152 Європейського Парламенту і Ради від 20.06.2019 р. про прозорі та передбачувані умови праці.

Також у зв’язку зі специфікою дистанційної роботи укладення трудового договору про дистанційну роботу не передбачає інформування працівника про робоче місце, наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, проходження загального інструктажу з охорони праці, виробничої санітарії, гігієни праці та протипожежної охорони. Натомість відповідно до ст. 153 КЗпП у разі укладення трудового договору про дистанційну роботу на роботодавця покладається обов’язок систематичного проведення інструктажу (навчання) працівника з питань охорони праці та протипожежної безпеки в межах використання таким працівником обладнання та засобів, рекомендованих або наданих роботодавцем. Такий інструктаж (навчання) може проводитися дистанційно. У такому разі підтвердженням проведення інструктажу (навчання) вважається факт обміну електронними документами між роботодавцем і працівником.

Також було встановлено, що разом із копією наказу про звільнення роботодавець зобов’язаний видати працівникові письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні.

Наведені вище та інші зміни у законодавстві про працю, що обумовлюють необхідність розробки нової документації, зокрема щодо різного інформування (повідомлення) працівників, а також запровадження певного порядку роботи з інформування можуть бути в оперативному порядку розкриті у змінах до власної інструкції з діловодства підприємства.

 

Як змінився зміст документів із кадрових питань?

Через зміну порядку та підстав звільнення необхідно змінити зміст деяких шаблонів наказів із кадрових питань, а також приділити увагу цим питанням під час внесення відповідних записів до трудових книжок з метою правильного застосування підстав для звільнення.

Наприклад, ст. 36 КЗпП була доповнена новими пунктами:

• 8¹) смерть роботодавця — фізичної особи або набрання законної сили рішенням суду про визнання такої фізичної особи безвісно відсутньою чи про оголошення її померлою;
• 8²) смерть працівника, визнання його судом безвісно відсутнім або оголошення померлим;
• 8³) відсутність працівника на роботі та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль.

Доповнення усувають правову колізію щодо визначення юридичних підстав для припинення дії трудового договору у зв’язку зі смертю, визнанням безвісти відсутнім або оголошення померлим працівника або роботодавця — фізичної особи (зокрема, ФОП). Також п. 8³ не слід ототожнювати зі звільненням у зв’язку з прогулом (п. 4 ст. 40 КЗпП). Для звільнення за п. 8³ мають бути одночасно дотримані дві обов’язкові умови:

• фактична відсутність працівника на робочому місці понад чотири місяці поспіль;
• відсутність інформації у роботодавця про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль (не має значення, чи поважна причина такої відсутності).

У випадку невиконання всіх зазначених умов звільнення на такій підставі може бути визнано судом незаконним, наприклад, якщо працівник доведе, що протягом чотирьох місяців інформував роботодавця про причини своєї відсутності. Не може вважатись виконанням цієї умови наявність декількох подібних періодів, які в сумі дорівнюють або перевищують чотири місяці.

Також п. 8 ст. 36 передбачає нове формулювання підстави припинення трудових відносин «підстави, передбачені трудовим договором з нефіксованим робочим часом, контрактом». Така зміна внесена Законом  України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо врегулювання деяких нестандартних форм зайнятості» від 18.07.2022 р. № 2421-IX, який набирає чинності 10.08.2022 р. (Прим. ред.).

У ст. 41 КЗпП була запроваджена ще одна додаткова підстава для звільнення (п. 6) — неможливість забезпечення працівника роботою, визначеною трудовим договором, у зв’язку зі знищенням (відсутністю) виробничих, організаційних і технічних умов, засобів виробництва або майна роботодавця внаслідок бойових дій. Обов’язковою умовою для звільнення за цією підставою має бути обґрунтована неможливість забезпечувати працівника роботою.

Згідно з ч. 3, 4 ст. 41 КЗпП розірвання трудового договору за п. 6 ст. 41 КЗпП не потребує дотримання положень ч. 3 ст. 40 КЗпП, але проводиться лише в тому випадку, якщо неможливо перевести працівника за його згодою на іншу роботу. Роботодавцеві перед прийняттям рішення щодо застосування зазначеної норми краще проконсультуватися із представниками працівників (наприклад, щодо неможливості забезпечення надалі роботою внаслідок знищення майна).

Для працівників, які звільнені з цієї підстави, передбачена додаткова гарантія — протягом року вони мають право на укладення трудового договору в разі поворотного прийняття на роботу, якщо роботодавець проводить прийняття на роботу працівників аналогічної кваліфікації.

Для забезпечення реалізації цього положення та з метою уникнення потенційних спорів роботодавцям, які планують та/або можуть відновити свою діяльність протягом одного року, доцільно зберігати контактні дані звільнених працівників та інформувати таких осіб у разі поновлення прийняття на роботу працівників аналогічної кваліфікації.

Також трудовий договір через неможливість забезпечення працівника роботою розривається без попередньої згоди профспілки (профспілкового представника), і працівникові виплачується вихідна допомога в розмірі не менше середнього місячного заробітку. Колективним або трудовим договором можливе встановлення гарантії щодо вищого розміру вихідної допомоги.

Відповідно до норм ст. 49² КЗпП встановлюється особливий порядок вивільнення працівників у зв’язку з неможливістю забезпечення працівника роботою, який відрізняється від загальної процедури вивільнення, а саме:

• персональне попередження працівника не менш ніж за 10 календарних днів;
• надання інформації про заплановане вивільнення працівників профспілці, включаючи інформацію про причини вивільнення, кількість і категорії працівників, яких це може стосуватися, про строки проведення звільнення не пізніше ніж за 10 календарних днів;
• повідомлення державної служби зайнятості про заплановане вивільнення працівників, а також проведення протягом п’яти календарних днів консультацій із профспілками про заходи щодо запобігання звільненням.

 

Як документувати призупинення дії трудового договору?

Статтею 13 Закону № 2136 (зі змінами) передбачене і таке поняття, як призупинення дії трудового договору, якого немає у КЗпП. Тож призупинення дії трудового договору — це тимчасове припинення роботодавцем забезпечення працівника роботою та тимчасове припинення працівником виконання роботи за укладеним трудовим договором у зв’язку зі збройною агресією проти України, що виключає можливість обох сторін трудових відносин виконувати обов’язки, передбачені трудовим договором.

Призупинення може бути ініціативою однієї зі сторін на строк не більше ніж період дії воєнного стану. У разі прийняття рішення про скасування призупинення до припинення або скасування воєнного стану роботодавець повинен за 10 календарних днів до відновлення дії трудового договору повідомити працівника про необхідність стати до роботи.

Також призупинення не тягне за собою припинення трудових відносин та не може бути прихованим покаранням.

Крім того, призупинення не застосовується до:

• керівників і заступників керівників державних органів;
• посадових осіб місцевого самоврядування, які обіймають виборні посади.

Призупинення оформлюється наказом роботодавця, в якому зазначається:

• інформація про причини призупинення, у т. ч. неможливість обох сторін виконувати свої обов’язки;
• спосіб обміну інформацією;
• строк призупинення дії трудового договору;
• кількість, категорії та прізвища, ім’я, по батькові (за наявності);
• реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків, повідомили про це контролюючий орган і мають відмітку у паспорті) працівників;
• умови відновлення дії трудового договору.

Також наказ про призупинення дії трудового договору, укладеного з посадовими особами державних органів та органів місцевого самоврядування, роботодавець подає для погодження до військової адміністрації, яка здійснює свої повноваження на відповідній території (військові адміністрації населених пунктів та районні військові адміністрації, а якщо їх немає — обласні).

У разі незгоди працівника (працівників) із наказом роботодавця про призупинення працівником або профспілкою за дорученням працівника (працівників) наказ може бути оскаржений до Держпраці України або її територіального органу, який, вивчивши зміст наказу (розпорядження) та підстави для його видання, за погодженням із військовою адміністрацією може внести роботодавцеві припис про скасування наказу або про усунення порушення законодавства про працю іншим шляхом, що є обов’язковим до виконання роботодавцем протягом 14 календарних днів із дня отримання такого припису.

Приписи в разі оскарження наказу про призупинення, укладеного зі згаданими вище посадовими особами, можуть бути внесені роботодавцю за погодженням із військовою адміністрацією.

Також припис Держпраці України або її територіального органу може бути оскаржений роботодавцем протягом 10 календарних днів у судовому порядку.

 

Які ще є нюанси, що стосуються кадрового діловодства

Також у Законі № 2136 та Законі № 2352 приділена увага й іншим питанням трудових відносин в умовах воєнного стану, що може впливати на порядок ведення кадрового діловодства, а також на зміст і форму документів кадрового характеру.

 

Окремі питання трудових відносин
в  умовах воєнного стану в Законі № 2136
 

---

 

---

Віктор МІЛЛЕР,
консультант із питань оплати праці та кадрового діловодства