Запроваджуючи підсумований облік робочого часу, необхідно дотримуватися такої схеми документального оформлення:
Етап 1 — якщо є профспілковий комітет, керівник подає голові профспілки заяву про погодження запровадження підсумованого обліку робочого часу та графіків змінності.
Етап 2 — отримання витягу із протоколу засідання профспілкового комітету з погодженням запровадження підсумованого обліку робочого часу та графіків змінності.
Етап 3 — керівник видає наказ про внесення змін до організації виробництва та праці: про зміну в структурному підрозділі режиму роботи із запровадженням підсумованого обліку робочого часу та графіків змінності на перший обліковий період.
Етап 4 — керівник отримує заяви від працівників про згоду на продовження роботи в нових умовах або про відмову.
Етап 5 — керівником видається наказ про зміну конкретним працівникам істотних умов праці — зміну режиму роботи із запровадженням підсумованого обліку робочого часу та графіків змінності.
Наказ видається після закінчення двомісячного терміну повідомлення на підставі заяв працівників, тут має чітко зазначатися про зміну режиму роботи.
Якщо відбувається зміна графіків роботи, наказ видається не пізніше ніж за два місяці до запровадження. Цей час охоплює також місячний строк ознайомлення працівників із графіками змінності. Якщо немає зміни графіків, наказ має бути видано не пізніше ніж за місяць до запровадження підсумованого обліку для своєчасного ознайомлення працівників із графіками змінності. В наказі чітко зазначається, що режим роботи залишається тим самим.
За інформацією Управління Держпраці у Кіровоградській області.
