Підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, установлює чисельність працівників, штатний розпис (частина третя ст. 64 ГКУ).
Штатний розпис — це документ, що встановлює для підприємства, установи, організації структуру, штати та посадові оклади працівників. У штатному розписі містяться назви посад, чисельність персоналу й оклади за кожною посадою. Штатний розпис приймається та затверджується керівником підприємства шляхом видання спеціального локального нормативного акта (наказу), що визначатиме кількість працівників кожної професії з розподілом штатних одиниць за структурними підрозділами підприємства.
Штатний розпис має розроблятися на основі внутрішніх організаційно-нормативних документів (чинної структури та чисельності, положення з оплати праці) та з урахуванням вимог нормативно-правових актів, зокрема Класифікатора професій ДК 003-2010 (назви посад і професій мають відповідати назвам у Класифікаторі).
Період дії штатного розпису можна не вказувати. Якщо не вказати період його дії, то можна застосовувати його протягом усієї діяльності підприємства до внесення до нього змін і доповнень.
Обмеження терміну затвердження штатного розпису є лише для бюджетних установ — вони затверджують свої штатні розписи в місячний строк з початку року (згідно з абзацом першим п. 45 постанови КМУ).
Інші (небюджетні) роботодавці переглядають і затверджують штатні розписи за необхідності.
Штатний розпис затверджується наказом керівника підприємства, який складають у довільній формі. У наказі обов’язково вказується дата, з якою передбачено введення в дію штатного розпису. Вона може відрізнятися від дати видання наказу або збігатися з нею. «Заднім числом» ввести в дію штатний розпис не можна — це єдине обмеження.
Перший екземпляр затвердженого штатного розпису залишається в канцелярії, а копії відправляють у відділ кадрів для набору працівників і складання звітів, та в бухгалтерію — для нарахування зарплати.
Протягом року до штатного розпису можуть вноситися зміни в разі введення (виведення) штатних одиниць, змін розміру посадових окладів, а також змін суттєвих умов праці (назв посад, розрядів, категорій тощо).
Якщо в штатному розписі немає вакантних посад, то роботодавець не може прийняти на роботу нових працівників.
Зміни до штатного розпису вносяться на підставі наказу по підприємству, в якому мають бути висвітлені причини внесення цих змін.
Практикують два способи внесення змін до штатного розпису:
- видати наказ про внесення змін до штатного розпису, перерахувавши зміни в тексті цього наказу;
- затвердити наказом новий штатний розпис.
Наказ про внесення змін складають у довільній формі. У ньому вказують підстави змін і конкретну дату, з якої зміни набирають чинності.
Підставами для внесення змін в штатний розпис у цьому наказі можуть бути, наприклад:
- оптимізація організаційної структури підприємства;
- реорганізація підприємства;
- зміна обсягів діяльності;
- проведення заходів, направлених на поліпшення діяльності підприємства або його підрозділів.
Звільнення працівника, окрім скорочення штату, наприклад, у зв'язку зі зміною обсягів діяльності, не є підставою для видалення зі штатного розпису посади, яку займав цей працівник.
Кількість і періодичність змін штатного розпису протягом поточного року не обмежена.
Ці рекомендації надало Управління Держпраці у Хмельницькій області, яке наводить зразки вказаних документів.
