Оформлення документів за новим ДСТУ 4163:2020

Основні зміни стосуються такого:

• застосування електронного документа з паперовим носієм інформації;
• умов проставляння штрих-коду або QR-коду та КЕП (ЕЦП);
• вимог до оформлення деяких реквізитів організаційно-розпорядчої документації;
• під час підписання документів посадові особи замість зазначення П. І. Б. мають вказувати лише ім’я та прізвище.

Датування документа

Дата документа — це дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або складення. Датують усі службові відмітки, а саме: візу, резолюцію, відмітку про засвідчення копії документа, відмітку про надходження документа до юрособи, відмітку про виконання документа, відмітку про ознайомлення з документом. Дату оформлюють цифровим або словесно-цифровим способом (наприклад: 07 вересня 2021 року).

Якщо дату оформлюють цифровим способом, її зазначають арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: день місяця, місяць, рік. У такому випадку день місяця і місяць проставляють двома парами цифр, розділеними крапкою; рік — чотирма цифрами, крапку наприкінці не ставлять. Наприклад: 07.09.2021 
 

У різних реквізитах одного документа дата може бути оформлена як словесно-цифровим способом, так і цифровим. У спільних документах зазначають одну дату, що відповідає даті останнього підпису.

Дату документа на бланку проставляють у спеціально відведеному місці. У внутрішніх службових документах, оформлених не на бланку, дату проставляють ліворуч від підпису.

Реєстраційний індекс документа (далі — індекс документа) складається з порядкового номера цього документа в межах групи документів, що реєструють, який доповнюється індексами, що застосовують в юридичних особах (далі — юрособа), зокрема індексом за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ. Складові частини індексу відокремлюють одна від одної правобічною похилою рискою. Наприклад: 354/01-10 або 678/01/01-10 або 08-10/345. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструють, — вхідний чи створений юрособою.

Місце складення документа зазначають на всіх документах, окрім листів. Місце складення розміщують на рівні або нижче реквізитів «Дата документа» чи «Реєстраційний індекс документа». Місце документа має відповідати найменуванню населеного пункту. Наприклад: м. Житомир або смт Володарка Київської області.
 

Оформлення адреси

У разі адресування документа юрособі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їхні найменування подають у називному відмінку. Наприклад: Центр інформаційних технологій.

У разі адресування керівнику юрособи або його заступнику наменування юрособи має бути складовою назви посади адресата, яку зазначають у давальному відмінку. Якщо документ адресують керівнику структурного підрозділу, то назву юрособи зазначають у називному відмінку, а посаду, ім’я та прізвище — у давальному. Якщо документ адресують багатьом юрособам, адресата зазначають узагальнено в давальному відмінку. Наприклад:

• Науковим установам та вищим навчальним закладам
• Директорам комунальних підприємств
   

Слово «копія» перед зазначенням найменувань другого, третього, четвертого адресата не ставлять. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складають список, а на кожному документі зазначають лише одного адресата. Якщо документ адресують фізособі, спочатку зазначають ім’я та прізвище в давальному відмінку, потім — поштову адресу.

Реквізити адреси зазначають згідно з постановою КМУ «Про затвердження Правил надання послуг поштового зв’язку» від 05.03.2009 р. № 270.

Наприклад:

Якщо документ адресують фізичній особі, спочатку зазначають ім’я та прізвище в давальному відмінку, потім — поштову адресу.

Наприклад:

Оформлення затвердження, резолюції
та проставляння відмітки та візи на документах

Гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ, назви посади, підпису, імені, прізвища особи та дати затвердження, якщо документ затверджує посадова особа. У разі затвердження документа кількома особами або колегіальними органами оформлюють відповідну кількість грифів затвердження. Якщо документ затверджують дві особи або два колегіальні органи, грифи розміщують на одному рівні горизонтально, а якщо більше двох — на одному рівні горизонтально вертикальними рядками в довільному порядку.

Наприклад:

Якщо документ затверджено розпорядчим документом юрособи, то гриф складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО, назви розпорядчого документа в називному відмінку, його дати і номера. Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа.

Наприклад:

Резолюція максимально може складатися з таких елементів: прізвище, ім’я виконавця у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, підпис, дата.

Наприклад:

Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є особа, зазначена в резолюції першою. На документах із строками виконання, що не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначають виконавця, підпис автора резолюції й дату. Резолюцію проставляють рукописно на документі нижче реквізиту «Адресат» паралельно до основного тексту або на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

Якщо на документі немає вільного місця для резолюції чи він підлягає поверненню або це електронний документ, то резолюцію оформлюють на окремому аркуші, на якому зазначають дату.

Наприклад:

Відмітку про контроль позначають великою літерою «К» чи словом «Контроль» (рукописно або з використанням штампа) на лівому полі першого аркуша документа на рівні заголовка до тексту.

Відмітку про додатки оформлюють після тексту листа перед підписом. Наприклад: Додаток: на 5 арк. у 2 прим.

У разі коли документ має додатки, назви яких не наведено в тексті документа, то оформлюють його так:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану робіт за 2021 р. на 5 арк. в 1 прим.

Якщо додатки зброшуровано, то кількість їх аркушів не зазначають. Коли документ містить більше 10 додатків, складають опис, а відмітку про наявність.

Наприклад:

Якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними в документі адресами, то відмітку про наявність додатків оформлюють так: Додаток: на 10 арк. в 2 прим. на першу адресу.

У документі відмітку про наявність додатка оформлюють у тексті документа словами: «що додається», «згідно з додатком 1», «відповідно до додатка 2» або «див. додаток 3». А на самому додатку до документа у верхньому правому куті першого аркуша проставляють відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер.

Віза має складатися з: назви посади (за потреби), підпису, імені та прізвища особи, яка візує документ, дати візування.

Наприклад:

Візою оформлюють внутрішнє погодження документів. Документ може візувати одна посадова особа чи кілька. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає його виконавець та відповідно до вимог внутрішньої інструкції з діловодства.

У разі наявності в особи, яка візує документ, зауважень/пропозицій, їх оформлюють на окремому аркуші, а у візі документа роблять доповнення. Візу проставляють нижче реквізиту «Підпис» без відступу від лівого поля на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа.

Наприклад:

Грифом погодження (схвалення) документа оформлюють зовнішнє погодження або схвалення документів. Якщо документ погоджує посадова особа сторонньої юрособи, до повноважень якої належить погодження питань, наведених у цьому документі, то гриф погодження складається зі слова ПОГОДЖУЮ, найменування посади (найменування юрособи є складовою найменування посади), підпису, імені, прізвища особи та дати погодження.

Наприклад:

Гриф погодження розміщують нижче реквізиту «Підпис» на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа, якщо місця для нього на лицьовому боці останнього аркуша не вистачає. У разі якщо зміст документа стосується більше ніж трьох юридичних осіб, складають «Аркуш погодження», про що роблять відмітку в документі на місці грифа погодження.

Наприклад:

Підпис посадової особи скріплюють печаткою (за наявності). У разі погодження документа кількома особами або колегіальними органами оформлюють відповідну кількість грифів погодження. Якщо документ погоджують дві посадові особи або колегіальні органи, грифи погодження розміщують на одному рівні горизонтально, а якщо більше двох — на одному рівні горизонтально вертикальними рядками в довільному порядку.

Відмітка про засвідчення копії документа складається зі: слів «Згідно з оригіналом» (без лапок), найменування посади, підпису особи, яка засвідчує копію, її імені та прізвища, дати засвідчення копії. У випадках, визначених законодавством, копії документів засвідчують печаткою юрособи, структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) юрособи або печатки «Для копій». Відмітку про засвідчення копії документа проставляють нижче реквізиту «Підпис» на лицьовому боці останнього аркуша копії документа.

Відмітка про ознайомлення з документом складається зі: слів «З документом ознайомлений(-а, -і):» (без лапок), підпису, імені, дати, яку кожний працівник власноручно проставляє під час ознайомлення. У відмітці про ознайомлення замість слова «документ» може бути зазначено конкретний його вид (наказ, посадова інструкція тощо).

Наприклад:

Відмітку про ознайомлення розміщують нижче реквізиту «Підпис» або «Віза документа» (за наявності).

Відмітка про надходження документа має містити: скорочену назву юрособи, до якої надійшов документ, вхідний реєстраційний індекс, дату надходження документа. Відмітку проставляють рукописно або з використанням штампа, автоматичного нумератора у правому куті нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша оригіналу документа.

Відомості про виконавця документа складаються з таких елементів: прізвища та імені виконавця документа, номера його службового телефону.

Наприклад:

У внутрішніх документах допустимо зазначати лише прізвище виконавця документа і номер його службового телефону. Допустимо через кому вказувати кілька номерів телефонів виконавців. В одному документі, за потреби, може бути зазначено відомості про 2-3 виконавців. Відомості про виконавця оформлюють у нижньому лівому куті на лицьовому боці останнього аркуша документа.

Відмітка про виконання документа має складатися зі: слів «До справи» (без лапок), номера справи, у якій документ буде зберігатися, посилання на дату й реєстраційний індекс документа, що засвідчує виконання (або короткі відомості про виконання), найменування посади, особистого підпису, власного імені та прізвища відповідальної особи, дати оформлення відмітки.

Наприклад:

Вимоги до тексту та заголовка

Заголовок до тексту документа має містити стислий виклад основного аспекту змісту документа. Заголовок має бути коротким, узгодженим із назвою документа, передавати зміст тексту та відповідати на запитання «Про що?», «Чого?», «Кого?». Наприклад: Наказ (про що?) про надання відпустки.

Текст документа має містити інформацію щодо того, з якою метою його було створено, і стосується питання, зазначеного в заголовку документа. Документи складають державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні. Тексти документів, які надсилають зарубіжним адресатам, допускається складати українською мовою, мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування. Документи, адресовані державним органам, складають лише українською мовою.

Розташування підпису на документах

Підпис має містити назву посади особи, яка підписує документ (у повній формі, якщо документ надрукований не на бланку, у скороченій — на документі, надрукованому на бланку), підпис (окрім електронних документів), ім’я і прізвище.

Наприклад:

НОВЕ! У разі відсутності посадової особи, ім’я та прізвище якої зазначено в документі, його підписує особа, яка виконує її обов’язки або її заступник. У цьому разі обов’язково зазначають фактичну посаду, ім’я, прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати).

Наприклад:

Не дозволено під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Слова «Виконувач обов’язків» або «В. о.» до найменування посади керівника юридичної особи додають лише в разі його заміщення на підставі розпорядчого документа. Наприклад:

Підпис розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків.

Застосування печатки

Юрособи, які відповідно до положення (статуту) мають гербову печатку або основну печатку юрособи із зазначенням назви та ЄДРПОУ, можуть засвідчувати на документі підпис посадової особи. Перелік документів, підписи на яких потрібно скріплювати печаткою, визначає юрособа на підставі законодавства та згідно з інструкцією з діловодства. Зверніть увагу, що з 19.07.2017 р. печатка не належить до обов’язкових реквізитів первинного документа згідно із Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо використання печаток юридичними особами та фізичними особами — підприємцями» від 23.03.2017 р. № 1982-VIII.

Інші види печаток (структурних підрозділів тощо) для окремих категорій документів (для копій, перепусток, конвертів тощо), їх кількість та порядок застосування визначають в інструкції з діловодства юрособи.

Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер посади особи, підписанта документа, але не повністю підпис, або у спеціально призначеному для цього місці з відміткою «МП».

Вимоги до розпорядчих документів

Організаційно-розпорядчі документи виготовляють за допомогою автоматизованих та/або друкувальних засобів. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є фізособи, можна оформлювати рукописним способом.

Складові реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження документа», «Гриф погодження (схвалення)» відокремлюють один від одного через 1,5 міжрядковий інтервал. Реквізити документа відокремлюють один від одного через 1,5−3 міжрядкових інтервали.

Реквізити «Найменування юрособи», «Назва виду документа» друкують великими літерами. Розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» друкують на рівні останнього рядка найменування посади.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (окрім реквізиту «Текст документа») — 73 мм (28 друкованих знаків). Якщо заголовок до тексту документа перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого поля. Крапку в кінці заголовка не ставлять.

Текст документів на аркушах паперу формату А4 рекомендовано друкувати через 1−1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 — через 1 міжрядковий інтервал. Під час оформлення документів, за потреби, можна застосовувати інші міжрядкові інтервали.

Реквізити документа, що складаються з кількох рядків («Довідкові дані про юридичну особу», «Заголовок до тексту документа», «Відмітка про наявність додатків»), друкують через 1 міжрядковий інтервал.

Не роблять відступ від межі лівого поля для реквізитів «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст документа» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Віза документа», «Гриф погодження (схвалення) документа», «Відмітка про засвідчення копії документа», «Відомості про виконавця документа», «Відмітка про ознайомлення з документом», «Відмітка про виконання документа», найменування посади в реквізиті «Підпис», а також слів «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ», «НАКАЗУЮ», «ЗОБОВ’ЯЗУЮ».

У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження документа перший гриф друкують без відступу від межі лівого поля, другий — через 100 мм від межі лівого поля.

Якщо в тексті документа є посилання на додатки або на документ, що є підставою для його видання, слова «Додаток» і «Підстава» друкують без відступу від межі лівого поля, а текст до них — через 1 міжрядковий інтервал.

Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки мають бути пронумеровані. Номери сторінок ставлять посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків. Першу сторінку не нумерують. Сторінки документа і кожного з додатків мають окрему нумерацію.

Реквізити юридичної особи

Зображення емблеми юрособи або торговельної марки (далі — емблема) розміщують на бланку документа з лівого боку від найменування юрособи або частково чи повністю на площі, що відведена для розміщення реквізитів «Найменування юридичної особи вищого рівня», «Найменування юридичної особи» та «Найменування структурного підрозділу юридичної особи».

На бланках документів юросіб, що не мають права розміщувати зображення Державного герба України, на верхньому полі бланка документа дозволено розміщувати зображення емблеми юрособи або торговельної марки.

Не можна замінювати найменування юрособи зображенням емблеми, навіть якщо назву повністю відтворено в зображенні. Розміри зображення емблеми юрособи не обмежуються.

Найменування юрособи має відповідати повній назві, зазначеній в положенні (статуті). Нижче повного найменування (окремим рядком у центрі) розміщують скорочену назву юрособи, якщо її офіційно зафіксовано в положенні (статуті). Скорочене найменування зазначають у дужках або без них. Найменування юрособи вищого рівня зазначають скорочено. Якщо немає офіційного скорочення, то його зазначають повністю. Найменування юрособи вищого рівня розміщують вище назви юрособи — автора документа.

У разі оформлення документів, підготовлених кількома юрособами, їх найменування розміщують на одному рівні, а назву виду документа — посередині. Ліворуч зазначають дату документа, праворуч — реєстраційний індекс документа. У цьому разі зображення гербів, емблем юросіб або торговельних марок не відтворюють. Назву структурного підрозділу розміщують нижче назви юрособи.

Довідкові дані про юрособу мають містити: поштову адресу та інші відомості (номери телефонів, рахунків у банку, електронну пошту, адресу вебсайту тощо). Ці дані розміщують нижче назви юрособи або структурного підрозділу.

Поштову адресу зазначають у такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, номер корпусу чи офісу (за потреби), населений пункт, район, область, поштовий індекс.

Якщо місцезнаходження юрособи відрізняється від фактичної адреси, можливо зазначати дві адреси: юридичну (зазначену в ЄДРПОУ) та фактичну (для листування).

Номери телефонів зазначають у такій послідовності: міжміський префікс, код населеного пункту (в дужках), телефонний номер, який відділяють від коду та розділяють пробілами.

Код форми документа (за наявності) проставляють згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі — ДКУД). Код документа розміщують у правій частині верхнього поля вище реквізиту «Назва виду документа».

Код юрособи проставляють згідно з ЄДРПОУ й розміщують на загальному бланку та бланку конкретного виду документа під реквізитом «Код форми документа» (за наявності), а на бланку листа — після реквізиту «Довідкові дані про юридичну особу».

Назву виду документа зазначають на бланку конкретного документа і загальному бланку під час оформлення різних видів документів, окрім листів. Назва документа має відповідати назві, зафіксованій у переліку уніфікованих форм документів, запроваджених в юрособі. Такий перелік має містити назви уніфікованих форм документів згідно з ДКУД та назви інших документів, що відповідають організаційно-правововому статусу юрособи. Назву документа на поздовжніх бланках розміщують посередині, а на кутових — у лівому верхньому куті під реквізитом «Найменування юридичної особи» або «Найменування структурного підрозділу юридичної особи».

Зразки оформлення документів

Приклад оформлення наказу юридичної особи

Приклад оформлення заяви про прийняття на роботу

Таміла РАДЧЕНКО,
головна редакторка журналу «Кадровик України»

Ще більше корисних новин читайте на  KadrEX