Чинне законодавство не зобов’язує працівника подавати заяву, якщо він йде у відпустку в обумовлений у графіку відпусток термін.
Питання надання відпусток регулюються Законом «Про відпустки» та окремими положеннями КЗпП. Зокрема, статтею 10 Закону «Про відпустки» та статтею 79 КЗпП передбачено таке:
- черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), і доводиться до відома всіх працівників;
- під час складання графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості їх відпочинку;
- конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.
Отже, про дату початку щорічної відпустки роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком терміну. Порушення строку такого повідомлення надає можливість працівникові вимагати перенесення щорічної відпустки на інший період.
Письмовим повідомленням у цьому разі може слугувати як окремо складений документ довільної форми, так і підпис працівника про ознайомлення у наказі про надання щорічної відпустки.
Керівним, педагогічним, науковим, науково-педагогічним працівникам, спеціалістам навчальних закладів щорічні відпустки повної тривалості у перший та наступні робочі роки надаються у період літніх канікул незалежно від часу прийняття їх на роботу (частина 14 ст. 10 Закону «Про відпустки»).
Чинне законодавство не зобов’язує працівника подавати заяву, якщо він йде у відпустку в обумовлений у графіку відпусток термін. У такому разі підставою для видання наказу про відпустки буде затверджений графік відпусток.
Якщо працівник відмовляється використати щорічну відпустку у визначений у графіку відпусток час і таке рішення працівника не співпадає з інтересами роботодавця, то роботодавець, беручи до уваги те, що остаточне рішення про надання чи ненадання відпустки належить лише до його компетенції, має право в межах, установлених графіком відпусток, без заяви працівника видати наказ про надання йому відпустки.
Проте, якщо працівник (за погодженням із роботодавцем) бажає піти у щорічну відпустку в інший, ніж обумовлено графіком відпусток, час або взяти лише частину щорічної основної відпустки, він має обов’язково подати відповідну заяву на ім’я керівника підприємства.
У заяві зазвичай зазначається дата початку щорічної основної відпустки (про яку просить працівник) і тривалість відпустки.
Якщо працівник має право ще й на додаткову щорічну відпустку (за роботу із шкідливими і важкими умовами праці; за особливий характер праці тощо), то в заяві він повинен зазначити також підставу для надання такої відпустки.
На заяві керівник підприємства ставить свій підпис, погоджуючись надати щорічну відпустку у вказані в ній терміни, або через певні обставини пропонує перенести її на інший період.
Далі на підставі цієї заяви оформлюється наказ (розпорядження) про надання відпустки, який надається працівникові для ознайомлення.
