Причини накопичення невикористаних відпусток
Основною причиною накопичення невикористаних відпусток є невиконання графіка відпусток. При цьому порушувати графік відпусток можуть як працівники, які не бажають йти у відпустку, так і керівництво підприємства, яке з якихось причин вчасно не надає працівникам відпустки.
Ще однією причиною накопичення невикористаних днів відпустки є звичка деяких працівників відпочивати лише частину належної їм відпустки. Як правило, такі працівники поділяють відпустку на частини, одна з яких становить не менше 14 календарних днів, потім одну із частин (будь-яку) використовують, а інші залишаються невикористаними та в подальшому накопичуються.
На час дії воєнного стану у трудовому законодавстві запроваджені певні зміни, які також можуть призводити до того, що у працівників у цей період невикористаних днів відпустки залишається ще більше.
Далі в статті порівняємо основні моменти, пов’язані з використанням відпусток у мирний та воєнний часи і наданням у ці періоди відпусток за минулі роки.
Основні правила надання відпусток у мирний і воєнний час
У мирний час порядок надання відпусток на законодавчому рівні регулюється КЗпП і Законом України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки). Під час дії воєнного стану додатково ще слід враховувати норми Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-ІХ (далі — Закон № 2136).
Право працівників на відпустки та обов’язок їх використовувати
Зміни у трудовому законодавстві на час дії воєнного стану, запроваджені Законом № 2136, не стосувалися норм ст. 74 КЗпП та ст. 2 Закону про відпустки, згідно з якими кожний працівник (як громадянин України, так і іноземець), що працює на підприємстві (в установі, організації) будь-якої форми власності та спеціалізації, має право на щорічну відпустку, яке забезпечується:
- гарантованим наданням відпустки певної тривалості, встановленої Законом про відпустки;
- збереженням на період відпустки робочого місця (посади) і заробітної плати (допомоги);
- забороною заміни відпустки грошовою компенсацією, крім випадків, передбачених ст. 24 Закону про відпустки.
Під час воєнного стану також діють норми ст. 12 Конвенції про оплачувані відпустки № 132 (переглянута у 1970 році), ухваленої Міжнародною організацією праці 24.06.1970 р. (далі — Конвенція № 132) (цей документ є частиною законодавства України), за якою угоди про відмову від права на мінімальну щорічну оплачувану відпустку або про невикористання такої відпустки із заміною її компенсацією чи іншим чином визнаються недійсними або забороняються. Тобто за цим документом працівник не має права відмовлятися від належної йому відпустки або домовлятися із керівництвом підприємства про заміну її грошовою компенсацією замість використання.
На практиці керівники не всіх підприємств доводять до відома працівників зазначену норму Конвенції № 132, тому є такі працівники, які й не знають, що використання щорічної відпустки є не тільки їхнім правом, а й обов’язком. Але в будь-якому разі це не скасовує ст. 12 Конвенції № 132.
Отже, за законодавством, і в мирний, і у воєнний час працівник має як право на щорічну відпустку, так і обов’язок своєчасно її використовувати.
Обов’язок роботодавця щодо надання відпусток працівникам
Законом № 2136 на період дії воєнного стану змінено деякі обов’язки роботодавців щодо надання відпусток працівникам. При цьому частина обов’язків залишилась такою, як і в мирний час. Для наочності наведемо цю інформацію в таблиці 1.
Таблиця 1. Обов’язки роботодавця щодо надання відпусток працівникам
у мирний і воєнний часи
|
У мирний час |
У воєнний час |
|
|
Складання графіка відпусток |
||
|
Для встановлення черговості відпочинку працівників підприємства протягом року з урахуванням їх особистих інтересів та інтересів виробництва роботодавець повинен затвердити графік відпусток (частина четверта ст. 79 КЗпП, частина 10 ст. 10 Закону про відпустки). Не пізніше як за два тижні до встановленого графіком терміну надання відпустки роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки (частина п’ята ст. 79 КЗпП, частина 11 ст. 10 Закону про відпустки) |
||
|
Обов’язок з надання щорічної відпустки |
||
|
Забороняється ненадання щорічних відпусток:
|
Згідно з частиною першою ст. 12 Закону № 2136 роботодавець має право не надавати:
|
|
|
Якщо на прохання працівника щорічну відпустку поділено на частини і він використав не всі з них, невикористану(-і) частину(-и) відпустки має бути надано працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка (частина друга ст. 12 Закону про відпустки) |
||
|
Відмова в наданні відпустки |
||
|
Може бути відмовлено в наданні лише тих відпусток, надання яких здійснюється за угодою між працівником і роботодавцем |
Роботодавець може відмовити працівнику в наданні будь-якого виду відпусток, якщо такий працівник залучений до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури (частина друга ст. 12 Закону № 2136)[1]. Якщо підприємство не належить до об’єктів критичної інфраструктури, роботодавець не має права безпідставно відмовити працівнику в наданні відпусток |
|
|
Тривалість відпустки |
||
|
Тривалість щорічної основної відпустки працівника має становити не менше як 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік. Окремі категорії працівників (зокрема, медики, педагоги, шахтарі, особи з інвалідністю I і II груп та працівники віком до 18 років) мають право на відпустку більшої тривалості. Роботодавець не має права обмежувати тривалість щорічної відпустки працівника |
Надання працівнику щорічної основної відпустки за рішенням роботодавця може бути обмежено тривалістю 24 календарні дні за поточний робочий рік (частина перша ст. 12 Закону № 2136). Зазначене обмеження поширюється і на неповнолітніх працівників, осіб з інвалідністю, одиноких матерів/батьків тощо, оскільки для них Законом № 2136 не передбачено пільг. Якщо тривалість щорічної основної відпустки працівника становить більше 24 календарних днів, надання не використаних у період дії воєнного стану днів такої відпустки переноситься на період після припинення або скасування воєнного стану |
|
Які відпустки можна накопичувати
Беручи до уваги норми частини першої ст. 24 Закону про відпустки, накопичувати, а потім використати або отримати компенсацію можна тільки за щорічні відпустки (п. 1 частини першої ст. 4 Закону про відпустки) та додаткову соціальну відпустку «на дітей» (ст. 19 Закону про відпустки).
Отже, до відпусток, які не втрачаються, належать:
- щорічна основна відпустка;
- щорічна додаткова відпустка за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці;
- щорічна додаткова відпустка за особливий характер праці;
- інші щорічні додаткові відпустки, передбачені законодавством;
- додаткова соціальна відпустка працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А І групи.
Використання накопичених відпусток
Зважаючи на те, що під час воєнного стану діють обмеження та особливості організації трудових відносин, встановлені Законом № 2136, можливість використання працівником відпустки (відпусток) за попередні роки в мирний і воєнний час є різною (таблиця 2).
Таблиця 2. Надання відпусток за минулі роки в мирний і воєнний час
|
У мирний час |
У воєнний час |
|
Підстава для надання відпустки |
|
|
Затверджений графік відпусток |
|
|
Обов’язок роботодавця з надання «минулої» відпустки |
|
|
Роботодавець зобов’язаний надати працівнику невикористану відпустку за минулі роки |
Роботодавець може відмовити працівнику в наданні невикористаних днів щорічної відпустки (частина перша ст. 12 Закону № 2136) |
|
Обмеження тривалості відпустки за минулі роки |
|
|
Обмеження щодо загальної тривалості щорічних основної та додаткових відпусток (частина третя ст. 10 Закону про відпустки) встановлено для відпусток, які надають за один робочий рік: його не застосовують у разі надання відпусток за різні робочі роки. Роботодавець за своєю ініціативою може обмежити тривалість «минулих» відпусток лише через те, що відсутність працівника протягом тривалого часу може негативно вплинути на виробничий процес |
Частиною першою ст. 12 Закону № 2136 передбачена можливість роботодавця обмежити тривалість щорічної основної відпустки у 24 календарні дні за поточний робочий рік. При цьому про обмеження тривалості невикористаних відпусток за попередні роки не йдеться[2]. Так само, як і в мирний час, роботодавець під час воєнного стану може обмежити тривалість «минулих» відпусток за своїм рішенням, зважаючи на інтереси підприємства |
Отже, у період дії воєнного стану використання працівником відпустки (відпусток) за минулі роки залежить від рішення роботодавця, зокрема, він може як відмовити працівнику в наданні такої відпустки, так і задовольнити його прохання.
Окремі питання щодо надання відпусток за минулі роки
У процесі діяльності підприємства періодично у працівників та кадровиків виникають окремі запитання, пов’язані з використанням відпусток за минулі роки. Найпоширеніші з цих запитань і відповіді на них наведемо в таблиці 3.
Таблиця 3. Окремі запитання, пов’язані з наданням невикористаних відпусток
|
Запитання |
Відповідь |
|
Чи існує строк давності, після якого працівник може втратити право на використання відпустки за минулі робочі роки? |
Законодавство не містить норм, які встановлюють строк давності, після якого працівник може втратити право на використання відпустки (відпусток) за минулі робочі роки. Також немає заборони надавати в майбутньому щорічну відпустку, не використану у поточному році (є тільки норми, які діють у воєнний час, про перенесення невикористаних днів відпустки на період після припинення або скасування воєнного стану та про право роботодавця відмовити працівнику в наданні невикористаних днів щорічної відпустки під час війни). Отже, щорічні відпустки, не використані працівником у минулих роках, не мають строку давності щодо використання |
|
Чи обов’язково працівник має спочатку використати відпустку за попередній робочий рік (за її наявності), а вже потім — відпустку за поточний робочий рік? |
Законодавством не встановлена черговість використання працівником належних йому відпусток. Також немає заборони на використання працiвником щорiчної вiдпустки за поточний рік, якщо він не використав відпустку (відпустки) за попереднi роки. Послідовність надання щорічних відпусток за роками зазвичай намагаються зберігати кадрові служби. Наприклад, за наявності у працівника невикористаних відпусток за попередній та поточний роки спочатку надають за попередній рік, а потім ― за поточний робочий рік. Такі дії кадровиків нормативно не закріплені, а склалися на практиці за рекомендаціями Мінсоцполітики, наданими в листі від 24.12.2013 р. № 152/13/82-13 (далі ― Лист № 152) («для послідовного та точного обліку використання щорічних відпусток…») |
|
Скільки невикористаних відпусток можна надати працівнику протягом одного робочого року? |
Питання кількості невикористаних відпусток, які можуть бути надані працівнику впродовж робочого року, на законодавчому рівні не визначено, тому має вирішуватися за погодженням сторін трудового договору, тобто між працівником і роботодавцем, або бути прописано у правилах внутрішнього трудового розпорядку. На це вказує і Мінсоцполітики в Листі № 152. Єдиною підставою для відмови роботодавцем працівнику в наданні одразу всіх невикористаних відпусток, як правило, є ймовірність того, що його тривала відсутність на робочому місці негативно позначиться на виробничому процесі (це особливо актуально під час воєнного стану, оскільки частина працівників перебувають на фронті й немає ким замінити відсутнього працівника на час його тривалої відпустки) |
|
Обов’язково чи ні вносити невикористані відпустки до графіка відпусток? |
Невикористані раніше дні відпусток доцільно внести до графіка відпусток на поточний рік, щоб у ньому стосовно кожного працівника була інформація про всі належні йому відпустки — за поточний рік та минулі робочі роки. Це дасть повну «картину» щодо наявних відпусток у всіх працівників і допоможе спланувати їх надання з урахуванням безперебійної роботи підприємства та інтересів працівників. Якщо на підприємстві за якихось причин відсутній графік відпусток або якщо відпустки за минулі роки не внесені до нього, це не означає, що працівник не має права їх взяти: невикористані відпустки можуть надаватися за заявою працівника, яка буде підставою для видання відповідного наказу |
|
За який період враховується зарплата для оплати відпусток за минулі роки? |
Згідно з абзацом першим п. 2 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 р. № 100, обчислення середньої заробітної плати для оплати часу відпусток або для виплати компенсації за невикористані відпустки проводиться виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки або виплати компенсації за невикористані відпустки. Отже, незалежно від того, за який минулий робочий рік працівнику надають відпустку, оплату за нього проводитимуть на підставі виплат за останні 12 календарних місяців |
Облік невикористаних відпусток
Частиною 12 ст. 10 Закону про відпустки встановлено, що на підприємстві обов’язково слід вести облік відпусток, які надаються працівникам. Під цим слід розуміти, що стосовно кожного працівника має бути відображена інформація про кількість належних йому днів щорічної відпустки (та інших відпусток) за певний робочий рік, а також про їх фактичне використання. Завдяки такому обліку на будь-яку дату відомо, у кого із працівників є невикористані відпустки, в якій кількості та за які робочі роки.
Окремої типової форми, за якою потрібно вести облік відпусток, не встановлено. Водночас в особовій картці працівника (типова форма № П-2, затверджена наказом Державного комітету статистики України та Міністерства оборони України від 25.12.2009 р. № 495/656) є розділ V «Відпустки», де зазвичай і ведуть такий облік.
Якщо за допомогою особових карток незручно вести контроль за наданням відпусток усім працівникам підприємства, зокрема, знаходити в них інформацію про використання відпусток кожним із працівників, можна вести журнал обліку відпусток. Розробити його форму можна самостійно.
Отримання компенсації за невикористані дні відпусток
Виплата грошової компенсації за невикористані дні відпусток регулюється ст. 24 Закону про відпустки. Згідно із вказаною нормою грошову компенсацію за невикористані дні відпустки працівник може отримати в разі звільнення та без припинення трудових відносин. Так, у разі звільнення працівника йому виплачується грошова компенсація за всі не використані ним дні щорічної відпустки, а також додаткової соціальної відпустки «на дітей».
Ця норма діє і під час воєнного стану, про що вказано в абзаці четвертому частини першої ст. 12 Закону № 2136: «У разі звільнення працівника у період дії воєнного стану йому виплачується грошова компенсація відповідно до ст. 24 Закону про відпустки».
Зауважимо, що частину третю ст. 24 із Закону про відпустки виключено, й на сьогодні в разі звільнення працівника за переведенням на роботу на інше підприємство роботодавець має виплатити йому грошову компенсацію за невикористані дні відпустки під час остаточного розрахунку.
Щодо виплати грошової компенсації за невикористані дні відпустки без звільнення, то на період дії воєнного стану частина четверта ст. 24 Закону про відпустки залишилась без змін. Тобто без звільнення працівник може отримати грошову компенсацію за невикористані дні відпустки за умови, що тривалість наданих йому щорічних відпусток становитиме не менше ніж 24 календарних дні.
Зважаючи на вказану норму, отримати грошову компенсацію за невикористані дні відпустки під час дії воєнного стану можуть працівники, які:
- окрім щорічної основної відпустки, мають право ще й на додаткову;
- яким встановлено відпустку тривалістю понад 24 календарних дні.
Однак якщо вік працівника до 18 років, то йому забороняється замінювати грошовою компенсацією всі види відпусток (частина п’ята ст. 24 Закону про відпустки).
Також під час воєнного стану продовжує діяти частина шоста ст. 24 Закону про відпустки, згідно з якою в разі смерті (загибелі) працівника грошова компенсація за не використані ним дні щорічних відпусток, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину ― особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи, що не була одержана за життя, виплачується членам сім’ї такого працівника, а в разі їх відсутності ― входить до складу спадщини.
Оформлення відпустки за минулі робочі роки
Надання невикористаної за попередній рік (роки) щорічної відпустки оформлюється так само, як і надання щорічної відпустки за поточний робочий рік, а саме:
- працівник подає заяву про надання відпустки за відповідний період;
- керівник підприємства видає наказ про її надання;
- бухгалтерія згідно з наказом керівника нараховує та виплачує до початку відпустки працівнику відпускні й зарплату за відпрацьований до відпустки час.
Якщо працівник подає заяву про надання щорічної основної відпустки (її частини) за поточний робочий рік і щорічної відпустки (її частини) за попередні робочі роки (додаток 1), це можна оформити одним наказом (додаток 2). Звертаємо увагу: в наказі слід обов’язково вказати робочі роки, за які надається відпустка.
Додаток 1. Зразок заяви про надання щорічної основної відпустки
за поточний і попередній робочі роки
Додаток 2. Зразок наказу про надання щорічної основної відпустки
за поточний і попередній робочі роки
[1] Це правило не стосується відпустки у зв’язку вагітністю та пологами і відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку.
[2] До 19.07.2022 р. частина перша ст. 12 Закону № 2136 була викладена в іншій редакції, і на її підставі інспектори кількох установ Держпраці в різних областях надали роз’яснення, що 24 к. дн. щорічної основної відпустки надають усього за будь-який період, в т. ч. у разі використання відпусток за минулі роки. На сьогодні ці роз’яснення вже неактуальні.
