Е-лікарняні: що потрібно знати кадровику

З 01.10.2021 р. всі листки непрацездатності оформляються тільки в електронному форматі. Паперові листки непрацездатності видаватимуться до 01.02.2022 р. лише в деяких випадках. Оскільки листки непрацездатності оформляють працівникам, адміністрації підприємства, в т. ч. відділу кадрів, який першим «знайомиться» із цими документами, важливо знати, як опрацьовувати листки непрацездатності за новою електронною формою.

---

 

Чим відрізняється е-лікарняний від паперового листка непрацездатності?

Е-лікарняний і паперовий листок непрацездатності мають як спільні ознаки, так і відмінності. 

Спільними ознаками є:

• призначення — і паперовий листок непрацездатності, і е-лікарняний є документом, що підтверджує тимчасову непрацездатність працівника;
• готовність до оплати — обидва листки непрацездатності оплачуються після їх закриття.

Відмінності:

• е-лікарняний складається в електронній формі (хоча за бажанням роботодавця працівника, якому оформлено е-лікарняний, може бути роздрукованим), а паперовий листок непрацездатності — винятково у паперовій формі;
• е-лікарняному присвоюється тільки номер: серії в нього немає; 
• на відміну від паперового листка непрацездатності, який видається працівнику після одужання, е-лікарняний стає доступним для перегляду працівником і роботодавцем одразу після засвідчення лікарем початку тимчасової непрацездатності працівника;
• призначити працівнику матеріальне забезпечення на підставі готового до сплати е-лікарняного підприємство має протягом не більш ніж 10 календарних днів із дня закінчення періоду тимчасової непрацездатності, а за паперовим листком непрацездатності призначення матеріального забезпечення має відбуватись протягом 10 календарних днів із дня його отримання від працівника.

 

Як оформляється е-лікарняний?

Оформлення е-лікарняного відбувається в такому порядку:

• пацієнт (працівник) звертається для медичного огляду до лікаря;
• лікар оглядає пацієнта, встановлює діагноз, формує електронний медичний висновок про тимчасову непрацездатність у Реєстрі медичних висновків (якщо така настала) та завіряє його своїм електронним підписом;
• медичний заклад інформує пацієнта про формування медичного висновку шляхом надсилання повідомлення на його телефон;
• пацієнт-працівник інформує свого роботодавця про наявність медичного висновку;
• медичний висновок через електронну систему охорони здоров’я передається від медичного закладу до Реєстру;
• на підставі медичного висновку в Реєстрі формується запис із реєстраційним номером листка непрацездатності. З цього моменту вважається, що е-лікарняний відкрито;
• ПФУ інформує пацієнта і підприємство-страхувальника про наявність е-лікарняного, він стає доступним для перегляду в їхніх особистих кабінетах;
• підприємство-страхувальник відслідковує закриття е-лікарняного, щоб після закінчення періоду його дії нарахувати працівнику оплату за ним.

 

Як зареєструватися в е-кабінеті страхувальника?

Підприємство-страхувальник отримує з Реєстру відомості про своїх працівників, зокрема щодо видачі е-лікарняних, через е-кабінет, в якому потрібно зареєструватися.

Ознайомитися з інструкцією щодо реєстрації в е-кабінеті можна за посиланням https://portal.pfu.gov.ua/ в інформаційному полі головного меню «Як зареєструватися».

Детальніше про реєстрацію, користування й отримання відомостей про е-лікарняні через е-кабінет також можна дізнатись, зателефонувавши на гарячу лінію ПФУ за номером: 0-800-503-753.

Додамо, що вхід до е-кабінету надається після аутентифікації підприємства-страхувальника за КЕП. Відповідальна(і) особа(и), яка використовуватиме КЕП, визначається безпосередньо страхувальником, тобто роботодавцем.

 

В якому порядку опрацьовується е-лікарняний на підприємстві?

Хоча процедура призначення, обрахунку та виплати матеріального забезпечення за е-лікарняними не змінилася, проте бажано, щоб керівництво підприємства встановило порядок і коло осіб для роботи з цими документами. Зокрема, керівництво має визначатись із питанням, роздруковувати е-лікарняний та всі розрахунки до нього чи залишати їх в електронному вигляді. 

Також доцільно призначити конкретну особу, яка займатиметься відслідковуванням е-лікарняних у е-кабінеті страхувальника на порталі ПФУ. Такою особою може бути, наприклад, хтось із працівників відділу кадрів. Чому саме кадровиків? Тому що це дасть змогу одразу правильно внести потрібні дані до табелю обліку робочого часу щодо працівника, який захворів і не вийшов на роботу. Крім того, саме відділ кадрів першим на підприємстві опрацьовує закритий листок непрацездатності.

 

Порядок опрацювання е-лікарняного на підприємстві

Після отримання повідомлення про відкриття е-лікарняного відповідальна особа (працівник відділу кадрів) насамперед перевіряє наявність такого листка непрацездатності в е-кабінеті страхувальника на сайті ПФУ. 

Зауважимо, що е-лікарняні доступні для перегляду роботодавцями одразу після їх відкриття.

Якщо е-лікарняний вже є в е-кабінеті страхувальника, слід звернути увагу на його категорію. Це пов’язано з тим, що е-лікарняний із категорією «Вагітність та пологи» вважається виданим через сім днів із дати його відкриття (п. 1 розділу ІІІ Порядку № 1234). Тому після спливу зазначеного періоду е-лікарняний з категорією «Вагітність та пологи» можна брати для опрацювання на підприємстві.

Якщо е-лікарняний має будь-яку іншу категорію, крім категорії «Вагітність та пологи», то відповідальна особа продовжує стежити за цим документом до моменту його закриття й після спливу семи днів (відповідно до п. 3 розділу ІІ Порядку № 1234 листок непрацездатності вважається виданим через сім днів після дати його закриття) такий е-лікарняний можна брати для опрацювання на підприємстві. 

Згідно з ч. 1 ст. 32 Закону № 1105 протягом десяти днів із дня надходження на підприємство (тобто через сім днів після дати закриття е-лікарняного, не пов’язаного з вагітністю та пологами, і через сім днів після дати відкриття е-лікарняного з категорією «Вагітність та пологи») підприємство має призначити матеріальне забезпечення застрахованій особі. Для цього:

• відділ кадрів визначає страховий стаж працівника — застрахованої особи, пільги (за наявності) та кількість календарних днів непрацездатності, що підлягають оплаті за рахунок коштів роботодавця та за рахунок коштів ФССУ; 
• комісія (уповноважений) із соціального страхування після отримання від відділу кадрів відомостей про страховий стаж, пільги та кількість днів оплати приймає рішення про призначення матеріального забезпечення або відмову в цьому, оформлює його та передає до бухгалтерії підприємства. У рішенні зазначається загальна кількість днів для оплати, в т. ч. коштом ФССУ;
• бухгалтерія нараховує лікарняні (декретні) на підставі е-лікарняного (чи паперової роздруківки) та рішення комісії (уповноваженого) із соціального страхування, протягом п’яти робочих днів оформляє заяву-розрахунок та подає до відділення ФССУ за місцем обліку (абз. 2 п. 2 Порядку № 12). ФССУ у своїх роз’ясненнях вказує на можливість подання заяви-розрахунку в електронному вигляді. Підприємству слід формувати заяви-розрахунки окремо для е-лікарняних і паперових (якщо працівники будуть надавати такі листки непрацездатності), оскільки е-лікарняні не мають серії та видаються за оновленими кодами причин тимчасової непрацездатності;
• після отримання фінансування та виплати сум лікарняних (декретних) протягом місяця потрібно подати повідомлення про виплату коштів застрахованій особі до відділення ФССУ.

Отже, для підприємства-страхувальника все залишилось практично таким самим, як і було, єдине — потрібно продумати й організувати документообіг е-лікарняних та їхнє оформлення.

Паперові листки непрацездатності видаватися можуть у виняткових випадках.

Це можливо, якщо:

• листок непрацездатності, який було видано в паперовій формі до 1 жовтня 2021 р., потрібно продовжити чи закрити;
• сплив час (сім днів), протягом якого лікар може внести зміни до медичного висновку про тимчасову непрацездатність у Реєстрі медичних висновків в електронній системі охорони здоров’я. У такому випадку рішення про видачу листка непрацездатності приймає лікарсько-консультативна комісія закладу охорони здоров’я, а якщо її немає — головний лікар закладу;
• у зв’язку з усиновленням дитини протягом двох місяців із дати народження, зазначеної у свідоцтві про народження. Листок непрацездатності видається на підставі рішення суду про усиновлення та цього свідоцтва про народження;
• у разі виникнення технічних проблем (помилок) щодо передачі даних між Електронним реєстром листків непрацездатності та Реєстром медичних висновків в електронній системі охорони здоров’я, які призводять до неможливості формування електронного листка непрацездатності в Електронному реєстрі протягом понад семи днів із дати створення медичного висновку про тимчасову непрацездатність — до усунення таких проблем (помилок).

Такі правила діятимуть до 01.02.2022 р. 

 

Які дані за е-лікарняним необхідні від відділу кадрів?

За кожним листком непрацездатності відділ кадрів надає дані, які потім бухгалтерія використовує для його оплати. Розглянемо їх детальніше.

 

Відомості про страховий стаж

Від страхового стажу залежить розмір допомоги по тимчасовій непрацездатності. Відзначимо, що за е-лікарняним розмір виплат залишився таким самим, як і за паперовим листком непрацездатності, а саме, від 50 % до 100 % середньої зарплати застрахованої особи залежно від наявного в неї страхового стажу, а розмір допомоги по вагітності та пологах — 100 % середньої зарплати незалежно від стажу.

 

Відомості про пільги

Відділ кадрів вказує про пільги працівника, які надають йому право на допомогу по тимчасовій непрацездатності в розмірі 100 % середньої зарплати незалежно від страхового стажу. Таке право передбачене законодавством, але працівник повинен підтвердити його документально. Ці документи зберігаються саме у відділі кадрів. 

Право на допомогу в розмірі 100 % середньої заробітної плати незалежно від страхового стажу надається працівнику, який:

• має статус постраждалого внаслідок Чорнобильської катастрофи 1–3 категорії;
• має статус ветерана війни, постраждалого учасника Революції Гідності чи особи, на яку поширюється чинність Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту» від 22.10.1993 р. № 3551-XII;
• є особою, реабілітованою відповідно до Закону України «Про реабілітацію жертв репресій комуністичного тоталітарного режиму 1917–1991 років» від 17.04.1991 р. № 962-XII, із числа тих, яких було піддано репресіям у формі (формах) позбавлення волі (ув’язнення) або обмеження волі чи примусового безпідставного поміщення здорової людини до психіатричного закладу за рішенням позасудового або іншого репресивного органу;
• є донором, який протягом року безоплатно здійснив донацію крові в сумарній кількості, що дорівнює двом разовим максимально допустимим дозам, або плазми крові в сумарній кількості, що дорівнює чотирьом разовим максимально допустимим дозам.

Якщо е-лікарняний буде відкрито працівнику із зазначеним вище статусом, то відділ кадрів надає бухгалтерії інформацію про пільгу працівника для оплати такого листка непрацездатності. 

 

Обчислення днів для оплати

За е-лікарняним відділ кадрів має визначити тривалість тимчасової непрацездатності працівника. Дати відкриття та закриття е-лікарняного відповідають датам початку періоду дії та закінчення періоду дії медичного висновку, на підставі якого сформований цей листок непрацездатності. 

Визначившись із періодом тимчасової непрацездатності працівника, відділ кадрів підраховує кількість календарних днів непрацездатності, що підлягають оплаті за е-лікарняним. 

Згідно із законодавством перші п’ять днів тимчасової непрацездатності оплачуються коштом роботодавця, а починаючи із шостого дня, за весь період до відновлення працездатності або до встановлення медико-соціальною експертною комісією інвалідності — виплачується допомога за рахунок ФССУ. 

Отже, якщо тривалість тимчасової непрацездатності працівника за е-лікарняним не перевищує п’яти днів, то всі ці дні оплачуються за рахунок коштів роботодавця. А в разі більш тривалої непрацездатності працівника відділ кадрів надає бухгалтерії дані про кількість днів, які оплачуються за рахунок підприємства (перші п’ять днів), та кількість днів, за які потрібно виплатити допомогу від ФССУ (починаючи із шостого дня та до закриття е-лікарняного). 

 

На що звертати увагу в е-лікарняному?

Зважаючи на те, що відділ кадрів першим на підприємстві опрацьовує е-лікарняні, йому потрібно звертати увагу на такі моменти.

 

Повідомлення працівників про реквізити підприємства

Одним із нововведень під час відкриття е-лікарняного стало те, що тепер лікар повинен вносити до системи не лише найменування підприємства-страхувальника, де працює особа, яка звернулася до лікаря, а і його код ЄДРПОУ. Тож роботодавці мають проінформувати працівників про цей код. Найчастіше цією роботою займається відділ кадрів. 

Як саме повідомити працівників, кожне підприємство вирішує самостійно, але важливо, щоб всі вони знали:

• правильну назву підприємства (установи, організації), в якому працюють;
• код ЄДРПОУ підприємства (установи, організації).

Можна, наприклад, розмістити зазначену інформацію на дошці оголошень/повідомлень (якщо така є на підприємстві), а кожний із працівників сфотографує цю інформацію собі на телефон. Або відділ кадрів, в якому мають бути номери мобільних телефонів усіх працівників, може надіслати їм на телефони повідомлення з реквізитами підприємства (установи, організації).

У разі повідомлення працівником лікарю невірної інформації та як наслідок формування е-лікарняного з неправильними даними, роботодавець не зможе побачити листок непрацездатності в е-кабінеті страхувальника на порталі ПФУ. 

Тому ознайомлення працівників із правильною назвою та кодом ЄДРПОУ підприємства є дуже важливим для коректного оформлення е-лікарняного. 

 

Перевірка суб’єкта, який сформував е-лікарняний

Кадровику слід звертати увагу на те, хто сформував е-лікарняний, оскільки законодавством чітко визначене коло осіб, які мають право видавати е-лікарняні. 

Порядок № 1066 визначає механізм формування медичних висновків про тимчасову непрацездатність і є обов’язковим для закладів охорони здоров’я та фізичних осіб-підприємців, які отримали ліцензію на провадження господарської діяльності з медичної практики та здійснюють експертизу з тимчасової втрати працездатності. Медичні висновки в Реєстрі формують лікуючі лікарі зазначених суб’єктів господарювання (п. 2 розділу І Порядку № 1066).

З огляду на зазначене видавати е-лікарняні можуть:

• лікарі комунальних медичних закладів;
• лікарі приватних медичних закладів;
• лікарі — фізичні особи — підприємці. 

Обов’язкова вимога — медичний заклад (лікар-ФОП) повинен мати ліцензію на здійснення медичної практики. Наявність чи відсутність договору з Національною службою здоров’я України (НСЗУ) не впливає на право видавати е-лікарняні.

Не мають право на формування медичних висновків у Реєстрі: 

• лікарі центрів екстреної медичної допомоги та медицини катастроф, станцій переливання крові, закладів судово-медичної експертизи, бальнеологічних лікарень, грязелікарень, косметологічних і курортних поліклінік; 
• лікуючі лікарі суб’єктів господарювання всіх форм власності в разі косметологічних втручань без медичних показань. 

 

Перевірка статусу е-лікарняного — первинний чи продовження

Коштом підприємства оплачуються лише перші п’ять днів одного випадку тимчасової непрацездатності працівника, незалежно від кількості листків непрацездатності, якими його оформлено. Тому важливо знати, чи є різні е-лікарняні виданими в межах одного страхового випадку.

Нагадаємо, що у паперових листках непрацездатності на бланку наявна відмітка «первинний» або «продовження», однак в е-лікарняних такої позначки немає. Тож як тепер з’ясувати це питання?

Е-лікарняні формуються на підставі медичних висновків лікаря. Якщо за страховим випадком був один медичний висновок, то на його підставі формується один е-лікарняний.

Якщо за одним страховим випадком після одного медичного висновку з’являється ще один або більше медичних висновків, то у порядку черговості формуються е-лікарняні, кожен наступний із яких створюється як продовження першого та разом складають один страховий випадок. 

У такому разі унікальний номер випадку непрацездатності для всіх електронних лікарняних, сформованих у межах одного страхового випадку, буде співпадати. Номери самих е-лікарняних можуть відрізнятися, навіть якщо всі вони видані як продовження.

Унікальний номер листка непрацездатності має таку структуру:

• номер випадку непрацездатності;
• порядковий номер листка непрацездатності;
• номер версії (позначається цифрою «1» у разі створення нового листка та листка як продовження. Номер збільшується («2», «3» та далі за порядком) у разі внесення кожної наступної зміни до листка непрацездатності на підставі медичного висновку про тимчасову непрацездатність).

Аби і працівник, і роботодавець могли побачити зв’язок е-лікарняних, ПФУ оновив інтерфейси особистих кабінетів на вебпорталі електронних послуг, тож відтепер там доступні розширені можливості деталізованого перегляду е-лікарняних.

Зокрема, було додано інформацію щодо номеру випадку тимчасової непрацездатності, який раніше був недоступний для перегляду страхувальниками та застрахованими особами.

Тож тепер аби з’ясувати, є е-лікарняний первинним чи продовженням, достатньо звернути увагу на унікальний номер страхового випадку. Якщо у працівника є декілька е-лікарняних, створених як продовження, то всі вони матимуть однаковий унікальний номер — «номер випадку непрацездатності». Саме на нього потрібно звертати увагу.

Й оскільки саме відділ кадрів підраховує кількість днів, що підлягають оплаті коштом підприємства та ФССУ, то йому важливо встановити, яким є е-лікарняний — первинним чи продовженням попереднього листка непрацездатності. 

 

Перевірка причини непрацездатності

З появою е-лікарняного в медичному законодавстві з’явилося нове поняття — категорія медичного висновку. По суті категорія є аналогом причини непрацездатності за паперовим листком непрацездатності. Підпунктом 9 п. 1 розділу ІІ Порядку № 1066 передбачено 10 категорій медичних висновків. Ці ж причини непрацездатності внесені до Порядку № 1234. Зауважимо, що 01.10.2021 р. набрали чинності зміни до вказаного Порядку, які були внесені наказом Міністерства охорони здоров’я «Про затвердження Змін до деяких нормативно-правових актів Міністерства охорони здоров’я України»  від 28.09.2021 р. № 2086.

Безпосередньо в е-лікарняному зазначається причина тимчасової непрацездатності, від якої залежить зокрема фінансування підприємства-страхувальника для виплати матеріального забезпечення застрахованим особам.

ФССУ розробив посібник інтеграції категорії медичних висновків про тимчасову непрацездатність у причину непрацездатності в е-лікарняному, яку страхувальник вказує в додатках до заяви-розрахунку на отримання коштів від ФССУ. Наведемо цю інформацію в Таблиці. 

Щоб у подальшому не виникло небажаних нюансів з оплатою за е-лікарняним, відділу кадрів доцільно звірити відповідність категорії медичного висновку та вказаної в е-лікарняному причини непрацездатності.

 

Відповідність категорії медичного висновку
та причини непрацездатності в е-лікарняному

 

Перевірка відміток лікуючого лікаря

За потреби лікуючий лікар проставляє в медичному висновку такі відмітки:

• про наявність алкогольного та/або наркотичного сп’яніння як причини виникнення тимчасової непрацездатності;
• про зв’язок випадку тимчасової непрацездатності із професійною діяльністю пацієнта (за необхідності та може застосовуватися тільки для медичних висновків категорій «Захворювання або травма загального характеру», «Переведення особи на легшу роботу»);
• про дату порушення режиму лікування та вид порушення режиму лікування («відмова від огляду МСЕК», «відмова від госпіталізації», «невиконання рекомендацій лікаря», «самовільне залишення суб’єкта господарювання», «навмисне заподіяння шкоди своєму здоров’ю або симуляція хвороби» (за умови, що таке порушення встановлено лікуючим лікарем).

Наявність таких відміток в е-лікарняному впливає на оплату за ним, тому, якщо відділ кадрів помітить їх у листку непрацездатності, то потрібно проінформувати про це комісію (уповноваженого) із соціального страхування підприємства. 

Зауважимо, що на сьогодні ще залишається низка питань, які з’явилися у страхувальників після запровадження е-лікарняних та є не врегульованими законодавством, але, сподіваємося, що найближчим часом усі вони будуть вирішені. 

---

 

---

Ірина КРАСОВСЬКА,
консультант із питань бухгалтерського та податкового обліку