ДСТУ 4163:2020: загальні положення

ДСТУ 4163:2020 поширюється на всі організаційно-розпорядчі документи, створювані в результаті діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, підприємств, організацій та інших юридичних осіб (далі — юридична особа) незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня та масштабу діяльності й форми власності цих юросіб. ДСТУ 4163:2020 установлює:

• склад реквізитів документів;
• вимоги до змісту та місця розташування реквізитів у документах;
• вимоги до бланків та оформлення документів;
• вимоги до виготовлення документів.

Слід відзначити, що ДСТУ 4163:2020 містить багато корисних додатків, які розподілені на чотири тематичні групи:

• А (обов’язкові): схеми розташування реквізитів документів;
• Б (довідкові): зразки бланків документів;
• В (довідкові): приклади оформлення документів;
• Г (довідкові): бібліографія.

Зверніть увагу на основні зміни, внесені до загальної термінології ДСТУ 4163:2020, порівняно з ДСТУ 4163-2003 (таблиця).

Основні зміни, внесені до термінології ДСТУ 4163:2020
 

Види організаційно-розпорядчих документів, що стосуються кадрових питань

Організаційно-розпорядчі документи належать до класу управлінської документації і складаються з трьох великих груп документів:

• організаційні;
• розпорядчі;
• інформаційно-аналітичні.

У кожній із зазначених груп є багато видів і підвидів документів. Передусім виокремимо ті види організаційно-розпорядчих документів, що стосуються кадрових питань і є необхідними в діяльності відділу кадрів.

Отже, серед організаційних документів — штатний розпис; колективний договір; правила внутрішнього трудового розпорядку; номенклатура справ; положення про структурний підрозділ; посадові та робочі інструкції; інші інструкції, положення, порядки, правила тощо, які створюються в результаті управлінської діяльності юридичних осіб і стосуються добору персоналу, формування кадрового резерву, організації роботи з підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників, проведення атестації керівного складу та спеціалістів юридичної особи, впровадження сучасних форм роботи з персоналом, забезпечення прав, пільг і соціальних гарантій працівників підприємства.

Серед розпорядчих документів — розпорядження та накази з кадрових питань про прийняття на роботу; переміщення за посадою; переведення на іншу роботу; сумісництво; звільнення; атестацію; підвищення кваліфікації; стажування; щорічну оцінку держслужбовців; продовження строку перебування на державній службі; надання та скасування доступу до державної таємниці; присвоєння звань (підвищення рангу, категорії, розряду); зміну біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання); оплату праці; нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги; надання щорічних основних та додаткових відпусток, відпусток у зв’язку з навчанням, творчих відпусток, додаткових відпусток за роботу із шкідливими та важкими умовами праці, за особливий характер праці, соціальної відпустки у зв’язку з усиновленням дитини, відпустки без збереження заробітної плати; відрядження в межах України та за кордон, відрядження для працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, у т. ч. щодо участі в ліквідації наслідків техногенних катастроф та аварій, стягнення тощо.

До інформаційно-аналітичних документів, які є підставою для видання розпоряджень і наказів з кадрових питань, належать заяви, подання, характеристики, акти, протоколи, довідки, доповідні та пояснювальні записки.

Склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів

ДСТУ 4163:2020 визначає склад і зміст постійної інформації реквізитів для організаційно-розпорядчих документів незалежно від носія інформації. Це означає, що застандартизовані реквізити можуть бути зафіксовані як у паперових, так і в електронних документах з відповідним електронним підписом за умови запровадження юридичною особою системи електронного документообігу.

Реквізит службового документа — це інформація, зафіксована в (на) службовому документі для його ідентифікації, організування обігу і (або) надання йому юридичної сили. ДСТУ 4163:2020 встановлює такий склад реквізитів для організаційно-розпорядчих документів:

• 01 — зображення Державного Герба України, Герба Автономної Республіки Крим;
• 02 — зображення емблеми юридичної особи або торговельної марки (знака для товарів і послуг);
• 03 — найменування юридичної особи вищого рівня;
• 04 — найменування юридичної особи;
• 05 — найменування структурного підрозділу юридичної особи;
• 06 — довідкові дані про юридичну особу;
• 07 — код форми документа;
• 08 — код юридичної особи;
• 09 — назва виду документа;
• 10 — дата документа;
• 11 — реєстраційний індекс документа;
• 12 — посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;
• 13 — місце складення документа;
• 14 — гриф обмеження доступу до документа;
• 15 — адресат;
• 16 — гриф затвердження документа;
• 17 — резолюція;
• 18 — відмітка про контроль;
• 19 — заголовок до тексту документа;
• 20 — текст документа;
• 21 — відмітка про наявність додатків;
• 22 — підпис;
• 23 — відбиток печатки;
• 24 — віза документа;
• 25 — гриф погодження (схвалення) документа;
• 26 — відмітка про засвідчення копії документа;
• 27 — відомості про виконавця документа;
• 28 — відмітка про ознайомлення з документом;
• 29 — відмітка про виконання документа;
• 30 — відмітка про надходження документа до юридичної особи;
• 31 — запис про державну реєстрацію;
• 32 — відмітка про наявність примірника з паперовим (електронним) носієм інформації.

Зміни у вимогах до оформлення деяких реквізитів

Якщо вищезазначені реквізити порівняти з реквізитами, встановленими ДСТУ 4163-2003, що втратив чинність, побачимо, що вилучено реквізит «Зображення нагород» як такий, що не застосовується під час виготовлення бланків сучасних юридичних осіб, а введено новий реквізит 28 «Відмітка про ознайомлення з документом». Саме цей реквізит використовують під час оформлення факту ознайомлення працівників з відповідними документами, що стосуються кадрових питань. 

Отже, згідно з ДСТУ 4163:2020 відмітка про ознайомлення з документом свідчить про факт ознайомлення працівника(-ів) зі змістом управлінської(-их) дії(-й) стосовно нього (них) та складається з таких елементів:

• слів «З документом ознайомлений(-а, -і):» (без лапок);
• особистого(-их) підпису(-ів), власного(-их) імені (імен);
• дати, яку кожний працівник власноручно проставляє під час ознайомлення.

У відмітці про ознайомлення з документом замість слова «документ» може бути зазначено його конкретний вид (наказ, розпорядження, акт, посадова інструкція тощо).

Також слід звернути увагу на оновлений реквізит 32 «Відмітка про наявність примірника з паперовим (електронним) носієм інформації». У ДСТУ 4163:2020 обумовлено, що відмітку про наявність примірника документа з паперовим (електронним) носієм інформації слід проставляти згідно з постановою КМУ «Деякі питання документування управлінської діяльності» від 17.01.2018 р. № 55 та наказом Міністерства юстиції України «Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання» від 11.11.2014 р. № 1886/5.

У разі створення примірника електронного документа з паперовим носієм інформації на ньому проставляють штрих-код або QR-код, що містить:

• скорочене найменування юридичної особи;
• дату реєстрації;
• реєстраційний індекс.

QR-код також має містити відомості про підписувача електронного документа або накладача електронної печатки, а саме:

• прізвище, ім’я, по батькові підписувача або найменування юридичної особи (для електронної печатки);
• номер сертифіката і строк його дії.

Окрім того, QR-код додатково має містити дати накладання кваліфікованих електронних підписів і печаток на електронний документ, що беруть із кваліфікованих електронних позначок часу. Для актів додатково зазначають дані про погодження.

Відмітку про наявність примірника електронного документа з паперовим носієм інформації проставляють у центрі нижнього поля першого аркуша електронного документа. Якщо примірник електронного документа з паперовим носієм інформації створюють одночасно з електронним документом, відмітку про наявність цього примірника проставляють у тому самому місці. Наприклад: «Примірників електронного документа з паперовим носієм інформації 2».

Також слід відзначити й деякі інші реквізити, зміст яких певним чином зазнав змін. А саме змінилася вимога до розшифрування підписів посадових осіб в усіх відповідних реквізитах:

• 16 — гриф затвердження документа;
• 17 — резолюція;
• 22 — підпис;
• 25 — гриф погодження (схвалення) документа;
• 26 — відмітка про засвідчення копії документа;
• 28 — відмітка про ознайомлення з документом;
• 29 — відмітка про виконання документа,

а також у складових елементах реквізитів «Адресат», «Резолюція», «Відомості про виконавця документа», де зазначається власне ім’я та прізвище адресата/виконавця документа.

Отже, раніше згідно з ДСТУ 4163-2003 в усіх аналогічних реквізитах під час підписання у розшифруванні підписів або зазначення адресата/виконавця документа слід було зазначати: ініціал(и), прізвище, а зараз відповідно до ДСТУ 4163:2020 маємо вказувати: власне ім’я та прізвище.

При цьому прізвище пишеться великими літерами.

НАПРИКЛАД:

• було 12,5 мм, а стало 10 мм — для абзаців у тексті;
• було 92 мм, а стало 90 мм — для реквізиту «Адресат»;
• було 104 мм, а стало 100 мм — для реквізитів «Гриф затвердження документа» та «Гриф обмеження доступу до документа».

Олена ЗАГОРЕЦЬКА,
доцент кафедри Інформаційно-аналітичної діяльності та інформаційної безпеки Національного транспортного університету, кандидат історичних наук, старший науковий співробітник, член Центральної експертно-перевірної комісії Державної архівної служби України, постійний автор у професійних виданнях, безпосередній розробник ДСТУ 4163:2020 та деяких інших стандартів, нормативних і методичних документів з діловодства й архівної справи. Надає консультації щодо оформлення усіх видів організаційно-розпорядчих документів, розроблення номенклатури справ, формування документів у справи, розроблення бланків документів та інших питань діловодства і документообігу юридичних осіб згідно з чинним законодавством.