Державна фіскальна служба України в листі від 23.05.2016 р. № 5331/М/99-99-13-02-03-14 надала роз'яснення щодо відшкодування витрат у разі використання електронного проїзного/перевізного документа.
Так Податковим кодексом України визначено функції контролюючих органів, зокрема, п. 191.1 ст. 191 Кодексу передбачено, що контролюючі органи здійснюють контроль за своєчасністю, достовірністю, повнотою нарахування та сплати податків, зборів, платежів, установлених Кодексом, а також надають податкові консультації відповідно до норм Кодексу.
Згідно з п. 52.5 ст. 52 Кодексу контролюючі органи мають право надавати консультації виключно з тих питань, що належать до їх повноважень.
Відповідно до ст. 121 Кодексу законів про працю України працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв'язку з службовими відрядженнями.
Основним документом, який регулює відрядження працівників органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, є Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. № 59 (далі – Інструкція № 59). При цьому інші підприємства та організації можуть використовувати Інструкцію № 59 як допоміжний (довідковий) документ.
Так, п. 12 розділу II Інструкції № 59 передбачено, що витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що засвідчують вартість цих витрат, а саме:
- транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій);
- електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів;
- рахунків, отриманих з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.
У разі використання електронного проїзного/перевізного документа на поїзд, підставою для відшкодування витрат на його придбання є роздрукований на паперовому носії посадочний документ (у разі перевезення багажу – роздрукований на паперовому носії перевізний документ; у разі окремого замовлення послуги (зокрема, послуги з користування комплектом постільних речей, резервування місць) – роздрукований на паперовому носії документ на послуги).
Відповідно до Порядку оформлення розрахункових і звітних документів при здійсненні продажу проїзних і перевізних документів на залізничному транспорті, затвердженого спільним наказом Мінінфраструктури та Міндоходів від 30.05.2013 р. № 331/137 (далі – Порядок), посадочний документ – це візуальна форма електронного проїзного документа або його частини на паперовому або електронному носії інформації (мобільний телефон, смартфон, планшет, компактний персональний комп'ютер, чип-карта тощо), що містить унікальний код та унікальний номер електронного проїзного документа, інформація з якого зчитується відповідним пристроєм або заноситься до відповідної відомості за встановленою формою.
При цьому проїзний документ – це розрахунковий документ установленої форми, оформлений на відповідному бланку проїзного документа чи сформований в електронному вигляді відповідно до вимог цього Порядку та чинного законодавства, що засвідчує укладення договору між залізницею і пасажиром на проїзд й видається пасажиру після оплати ним вартості цієї послуги.
Згідно з п. 5.2 Порядку посадочний документ (візуальна форма електронного проїзного документа) роздруковується на паперовому носії або зберігається як сукупність електронних даних (мобільний телефон, смартфон, планшет, компактний персональний комп'ютер, чип-карта тощо).
Пунктом 5.6 Порядку передбачено, що посадочний документ, перевізний документ, документ на повернення та документ на послуги, роздруковані на паперовому носії, є розрахунковими документами (транспортними квитками).
