КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ 

Постанова
від 25 травня 1998 р. № 731

Про затвердження Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади

Із змінами і доповненнями, внесеними
постановами Кабінету Міністрів України
від 24 січня 2001 р. № 56,
від 19 вересня 2007 р. № 1151,
від 8 грудня 2009 р. № 1432,
від 2 листопада 2011 р. № 1126,
від 11 липня 2012 р. № 627,
від 22 серпня 2012 р. № 809,
від 19 вересня 2012 р. № 868,
від 3 квітня 2013 р. № 222,
від 4 вересня 2013 р. № 706

З метою упорядкування кадрового діловодства та удосконалення процедури прийняття на посади державних службовців Кабінет Міністрів України ПОСТАНОВЛЯЄ: 
Затвердити Порядок ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, що додається. 
Цей Порядок застосовується також в інших органах, на працівників яких поширюється дія Закону України «Про державну службу». 
Головному управлінню державної служби при Кабінеті Міністрів України у місячний термін розробити методичні рекомендації щодо застосування цього Порядку, затвердити зразки оформлення документів особових справ державних службовців.

Прем’єр-міністр України	В. ПУСТОВОЙТЕНКО

Інд. 49

ЗАТВЕРДЖЕНО
постановою Кабінету Міністрів України
від 25 травня 1998 р. № 731

ПОРЯДОК
ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади 

(У тексті Порядку слово «Головдержслужба» в усіх відмінках замінено словом «Нацдержслужба» у відповідному відмінку згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 22 серпня 2012 р. № 809)

Цей Порядок визначає перелік документів, що складають особову справу державного службовця (далі — особова справа), а також вимоги до їх оформлення, зберігання та обліку. 
В особовій справі відображається проходження державної служби, містяться біографічні та інші дані про державного службовця. 
Формування та ведення особової справи здійснюється кадровою службою органу, де працює державний службовець.

1. Формування особової справи 
Формування особової справи розпочинається з дати розгляду питання про призначення на посаду державного службовця. 
В особовій справі повинні міститися такі документи: 
1) особова картка (форма П-2ДС) з відповідними додатками та фотокарткою розміром 4 х 6 сантиметрів; 
2) копії документів про освіту, у тому числі про повну вищу освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації; 
(п. 2 розділу першого із змінами, внесеними згідно з
постановою Кабінету Міністрів України від 19 вересня 2007 р. № 1151)
21) медична довідка про стан здоров’я за формою, встановленою МОЗ (у разі проходження особою спеціальної перевірки);
(розділ перший доповнено п. 21 згідно з постановою
Кабінету Міністрів України від 19 вересня 2007 р. № 1151,
п. 2 1 розділу першого із змінами, внесеними згідно з
постановою Кабінету Міністрів України від 8 грудня 2009 р. № 1432,
у редакції постанови Кабінету
Міністрів України від 3 квітня 2013 р. № 222)
3) декларація про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру;
(п. 3 розділу першого у редакції постанов Кабінету
Міністрів України від 8 грудня 2009 р. № 1432,
від 2 листопада 2011 р. № 1126)
4) підписані претендентом попередження про встановлені законодавством України обмеження, пов’язані з прийняттям на державну службу та її проходженням, а також документ про ознайомлення із Загальними правилами поведінки державного службовця;
(п. 4 абзацу другого розділу першого в редакції постанови
Кабінету Міністрів України від 24 січня 2001 р. № 56)
5) довідка про наявність встановленої форми допуску до державної таємниці (для відповідних посад); 
6) біографічна довідка, подання про призначення на посаду, картка погодження (у разі потреби); 
7) погодження, передбачені законодавством для призначення на посади керівників відповідних органів; 
8) довідка про перебування у кадровому резерві (для осіб, зарахованих до кадрового резерву); 
9) направлення на роботу (для магістрів державного управління і випускників вищих навчальних закладів, які навчалися за кошти державного бюджету); 
(п. 9 розділу першого із змінами, внесеними згідно з
постановою Кабінету Міністрів України від 19 вересня 2007 р. № 1151)
10) заява про участь у конкурсі, протокол (витяг з протоколу) конкурсної комісії (для осіб, які призначаються на конкурсній основі); 
11) заява для проходження стажування на відповідній посаді, індивідуальний план стажування та доповідна записка про стажування з висновками керівника структурного підрозділу (для осіб, які проходили стажування); 
12) заява щодо призначення на відповідну посаду; 
13) письмова згода на проведення спеціальної перевірки; 
(розділ перший доповнено п. 13 згідно з постановою
Кабінету Міністрів України від 8 грудня 2009 р. № 1432)
14) інформація про наявність корпоративних прав; 
(розділ перший доповнено п. 14 згідно з постановою
Кабінету Міністрів України від 8 грудня 200 р. № 1432,
пункт 14 розділу першого із змінами, внесеними згідно з
постановою Кабінету Міністрів України від 2 листопада 2011 р. № 1126)
15) довідка про результати спеціальної перевірки або копія такої довідки, якщо спеціальна перевірка проводилася раніше; 
(розділ перший доповнено п. 15 згідно з постановою
Кабінету Міністрів України від 8 грудня 2009 р. № 1432,
п. 15 розділу першого із змінами, внесеними згідно з
постановою Кабінету Міністрів України від 4 вересня 2013 р. № 706)
16) інформація про працюючих у зазначеному органі близьких осіб. 
(розділ перший доповнено п. 16 згідно з постановою
Кабінету Міністрів України від 8 грудня 2009 р. № 1432)
Після призначення працівника на посаду державного службовця до особової справи додаються: 
1) наказ, розпорядження про призначення на посаду; 
2) копії указів, постанов, наказів, розпоряджень органів вищого рівня про призначення (рішень про обрання) на посаду (у випадках, передбачених законодавством); 
3) текст Присяги, скріплений підписом державного службовця (для осіб, уперше прийнятих на державну службу); 
4) копії документів про надані пільги; 
5) копія паспорта; 
6) копія військового квитка (для військовозобов’язаних); 
7) опис документів особової справи. 
Працівник кадрової служби, отримуючи матеріали до особової справи, повинен перевірити дотримання правил їх заповнення, відповідність зазначених у них відомостей оригіналам документів (паспорта, військового квитка, документа про освіту, у тому числі про повну вищу освіту тощо). 
(абзац 23 розділу першого із змінами, внесеними згідно з
постановою Кабінету Міністрів України від 19 вересня 2007 р. № 1151)
Особова справа повинна бути сформована і зареєстрована у книзі обліку руху особових справ не пізніше тижневого терміну з дня призначення на посаду. 
Після формування та реєстрації особової справи на паперових носіях працівник кадрової служби формує особову справу в електронній формі у порядку, визначеному Нацдержслужбою. 
(розділ перший доповнено абзацом згідно з постановою
Кабінету Міністрів України від 19 вересня 2007 р. № 1151)

2. Ведення особової справи
Особова справа державного службовця у міру проходження державної служби доповнюється відповідними матеріалами та щорічно, до 15 квітня, уточнюється. 
Крім документів, зазначених у розділі першому цього Порядку, до особової справи в хронологічному порядку з часом надходження додаються: 
1) заява про переведення на відповідну посаду, продовження терміну перебування на державній службі (для державних службовців, які займають посади першої категорії), звільнення з посади; 
(п. 1 розділу другого із змінами, внесеними згідно з
постановою Кабінету Міністрів України від 11 липня 2012 р. № 627)
2) наказ (розпорядження) про переміщення на іншу посаду, звільнення з посади; 
3) наказ, розпорядження, копії указів, розпоряджень, постанови про присвоєння рангу державного службовця, заохочення, службове розслідування, накладення та зняття стягнення; 
4) копії указів, постанов, наказів, розпоряджень відповідних державних органів чи посадових осіб про продовження терміну перебування на державній службі (для державних службовців, які займають посади першої категорії); 
(п. 4 розділу другого у редакції постанови
Кабінету Міністрів України від 11 липня 2012 р. № 627)
5) документи про професійне навчання (підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації); 
(п. 5 розділу другого у редакції постанови
Кабінету Міністрів України від 19 вересня 2007 р. № 1151)
6) атестаційні матеріали (характеристика, атестаційний лист); 
7) інші документи, які містять відомості щодо проходження державної служби. 

3. Оформлення документів особової справи 
Особова картка (форма П-2ДС) з автобіографією, даними про трудову діяльність у минулому та проходження державної служби оформляються відповідно до діючої інструкції, затвердженої та зареєстрованої згідно із законодавством. 
Копії (ксерокопії) документів про освіту, у тому числі про повну вищу освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації скріплюються підписом керівника кадрової служби та печаткою. 
(абзац другий розділу третього із змінами, внесеними згідно з
постановою Кабінету Міністрів України від 19 вересня 2007 р. № 1151)
Декларація про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру подається в порядку та за формою, передбаченими Законом України «Про засади запобігання і протидії корупції».
(абзац третій розділу третього у редакції постанов
Кабінету Міністрів України від 8 грудня 2009 р. № 1432,
від 2 листопада 2011 р. № 1126)
Попередження про встановлені Законами України «Про державну службу», «Про засади запобігання і протидії корупції» обмеження під час прийняття на державну службу та її проходження підписується претендентом разом з поданням заяви про призначення (для окремих посад обмеження передбачені також Конституцією України та спеціальними законами). 
(абзац четвертий розділу третього із змінами, внесеними згідно з
постановами Кабінету Міністрів України від 8 грудня 2009 р. № 1432,
від 2 листопада 2011 р. № 1126)
Довідка про наявність встановленої форми допуску до державної таємниці видається кадровою службою відповідного органу за останнім місцем роботи для претендентів на посади, які визначені номенклатурою посад, затвердженою у встановленому порядку керівником органу. 
(абзац п’ятий розділу третього із змінами, внесеними згідно з
постановою Кабінету Міністрів України від 19 вересня 2007 р. № 1151)
Біографічна довідка складається у разі потреби (подання про призначення на посаду органом вищого рівня, присвоєння рангу державного службовця тощо) на підставі даних, що містяться в особовій справі та трудовій книжці працівника. Відповіді на запитання у довідці мають бути стислими, але вичерпними. Скорочення слів, пропуски, виправлення не допускаються. Біографічна довідка складається за формою згідно з додатком 1 до цього Порядку і скріплюється підписом керівника кадрової служби та печаткою. 
Подання щодо призначення особи на посаду складається у разі призначення її органом вищого рівня та в інших випадках, передбачених законодавством або регламентом відповідного органу виконавчої влади. У поданні зазначаються прізвище, ім’я та по батькові, дата народження претендента, громадянство, займана на час подання посада, на яку посаду рекомендується (для заступників керівників — її функціональний напрям), рівень фахової та професійної підготовки, спроможність забезпечити доручену ділянку роботи, ділові та інші якості претендента, відомості про здійснення стосовно нього кримінального провадження або наявність судимості.
(абзац сьомий розділу третього із змінами, внесеними згідно з
постановою Кабінету Міністрів України від 19.09.2012 р. № 868)
Картка погодження щодо призначення на посаду оформляється згідно з додатком 2 до цього Порядку у разі потреби, зокрема для претендентів на посади, які призначаються органом вищого рівня. 
Довідка про перебування у кадровому резерві, в якій зазначається посада, дата включення до резерву, відомості про роботу за особистими річними планами тощо, скріплюється підписом керівника кадрової служби відповідного органу та печаткою. 
Заяви про призначення, переміщення на іншу посаду, продовження терміну перебування на державній службі (для державних службовців, які займають посади першої категорії), звільнення з посади оформляються власноручно і підписуються із зазначенням дати. За змістом заяви керівником органу виконавчої влади приймається відповідне рішення, на підставі якого кадрова служба готує наказ (розпорядження). 
(абзац десятий розділу третього із змінами, внесеними згідно з
постановою Кабінету Міністрів України від 11 липня 2012 р. № 627)
Наказ, розпорядження про призначення на посаду або звільнення з посади видається за місцем роботи також щодо тих працівників, які призначаються органом вищого рівня. У ньому зазначається дата фактичного вступу на посаду, звільнення з посади. 
Бланк опису документів заповнюється згідно з додатком 3 до цього Порядку під час формування особової справи і доповнюється з надходженням кожного нового документа. Наявність документів в особовій справі щорічно, до 15 квітня, звіряється з описом. 
При формуванні особової справи в електронній формі документи, передбачені у розділах першому та другому цього Порядку, крім особової картки (форма П-2ДС) та біографічної довідки, скануються, заносяться до комп’ютерної системи та засвідчуються цифровим підписом керівника кадрової служби у порядку, визначеному законодавством. 
(розділ третій доповнено абзацом згідно з постановою
Кабінету Міністрів України від 19 вересня 2007 р. № 1151)

4. Передання особової справи державного службовця до архіву 
Після припинення державним службовцем роботи його особова справа залишається в кадровій службі і передається до архіву в порядку, визначеному відповідною інструкцією з діловодства. 
При цьому в особовій картці (форма П-2ДС) та книзі обліку руху особових справ зазначається дата, причина звільнення, дата і номер наказу (розпорядження) про звільнення. 
У разі повернення особи на державну службу рекомендується використовувати сформовану раніше особову справу. 

5. Порядок обліку та зберігання особових справ 
Особові справи державних службовців є документами для службового користування, які зберігаються у відповідно обладнаному приміщенні. 
Кожна особова справа знаходиться у спеціально призначеній для цього папці формату А-4. 
Зберігання особових справ забезпечують працівники кадрової служби, які несуть відповідальність за додержання встановленого порядку обліку, зберігання і видачі особових справ. 
Для оперативного обліку державних службовців та аналізу змінності кадрів на тій чи іншій посаді керівних працівників, а також деяких спеціалістів (за визначенням керівника органу виконавчої влади) в органах виконавчої влади може запроваджуватися ведення алфавітних і посадових карток. 
Порядок обліку та роботи з особовими справами встановлюється керівником органу виконавчої влади.
Зберігання особових справ у електронному вигляді здійснюється відповідно до вимог законодавства з питань захисту інформації. Порядок зберігання особових справ у електронній формі визначається Нацдержслужбою за погодженням з Адміністрацією Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації. 
(розділ п’ятий доповнено абзацом згідно з постановою
Кабінету Міністрів України від 19 вересня 2007 р. № 1151,
абзац шостий розділу п’ятого  із змінами, внесеними згідно з
постановою Кабінету Міністрів України від 22.08.2012 р. № 809)

Зразок 

Додаток 1
до Порядку ведення особових
справ державних службовців
в органах виконавчої влади

БІОГРАФІЧНА ДОВІДКА
____________________________________________________________________
(прізвище, ім’я, по батькові)
Подається на _________________________________________________________
(найменування посади)
Працює _____________________________________________________________
(посада, підрозділ, орган, в якому працює, з якого часу)
Громадянство ________________________________________________________
Число, місяць і рік народження _________________________________________
Місце народження ____________________________________________________
(держава, область, місто, район, село)

Освіта ______________________________________________________________
(освітньо-кваліфікаційний рівень, повне найменування
____________________________________________________________________
навчального закладу, дата закінчення, спеціальність та
____________________________________________________________________
кваліфікація)
Науковий ступінь, вчене звання _________________________________________
Володіння мовами ____________________________________________________
(якими, якою мірою)
Нагороди, почесні звання ______________________________________________
Прийняття Присяги державного службовця _______________________________
(дата прийняття)
Ранг державного службовця ____________________________________________
(дата присвоєння)
Загальний стаж роботи ________________________________________________
Стаж державної служби _______________________________________________
Депутат ради ________________________________________________________
(найменування ради)
Стягнення ___________________________________________________________
(які, ким і за що накладені)
Трудова діяльність __.____ до __.____ __.____ по цей час
_____________________________________ ___________ ___________________
(посада керівника кадрового підрозділу)	(підпис)	(прізвище, ініціали)
МП

Зразок 

Додаток 2
до Порядку ведення особових
справ державних службовців
в органах виконавчої влади

КАРТКА ПОГОДЖЕННЯ
щодо призначення на посаду

____________________________________________________________________
(найменування посади працівника органу
____________________________________________________________________
виконавчої влади)
Прізвище, ім’я, по батькові ____________________________________________
Дата народження _____________________________________________________
Прізвище, ім’я, по батькові та посада особи, яка проводила співбесіду	Висновок	Підпис, дата	

Зразок 

Додаток 3
до Порядку ведення особових
справ державних службовців
в органах виконавчої влади

ОПИС
документів особової справи

Справа №______
_________________________________
(прізвище, ім’я, по батькові)
№	Найменування документів	Кількість аркушів	Примітки